Tukehdutko sinäkin viesteihin?

Reilu vuosikymmen sitten joidenkin organisaatioiden sanottiin julistavan sähköpostikonkurssin. Sillä tarkoitettiin tilannetta jossa saapuvien sähköpostiviestien määrä oli noussut sellaiseksi ettei millään järkevällä voimavarojen suuntaamisella saapuvien viestin käsittelyyn voitu laskennallisestikaan päästä tilanteeseen että kaikki viestit käsiteltäisiin. Tuota ongelmaa pahensi valtavaksi paisunut roskapostiongelma, joka vielä tänäpäivänäkin on riesanamme.

Roskapostin käsittely on sähköpostiviestinnän keskityttyä muutamien jättimäisten yhtiöiden haltuun muuttunut tehokkaamaksi eikä se juuri enää näy sähköpostin loppukäyttäjälle; joudumme tyytymään kuukausittaisiin kalasteluviesteihin pankkien nimissä. Kulisseissa tapahtuu kuitenkin paljon: joka viikko roskapostiin päätyy moninkertainen määrä viestejä asiallisten viestien määrään verrattuna.

Tilanne on myös muotoutunut monitahoisemmaksi. Sähköpostilaatikkoon lykkää uutiskirjettä YLE:ltä, teleoperaattorilta, SOSTE:lta, Netflixiltä, VR:ltä ja kymmeniltä muilta tahoilta. Tätä viestintää ei voi pitää täysin asiallisena: suostumme vastaanottamaan noita viestejä pakosta tai siinä toivossa että jossakin viestissä olisi jotakin meitä kiinnostavaa. Tosiasia on, että yli 95% noistakin viesteistä on meille nollasisältöistä roskaa. Todellista ”kultaa”, viestejä joita odotamme ja haluamme saada, on sisääntulevasta sähköpostivirrasta marginaalisen pieni osa.

Nuorempien sukupolvien sanotaan hylänneen sähköpostin. Tämän on tehnyt mahdolliseksi puhelinnumeroon perustuva kirjautuminen palveluihin. Muutos on tapahtunut nopeasti. Samalla aiemmin sähköpostiin keskittynyt ongelma on hajonnut ja muuttunut vaikeammaksi.

Oletko koskaan laskenut montaako viestintäkanavaan käytät viikoittain?
puhelut, tekstiviestit, sähköpostiviestit, WhatsApp, Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Kik, Signal, liima- ja muistilaput, ilmoitustaulut, web-lomakkeet, Wilma, Steamin chat tai Playstation puhekanava pelaajien kesken, Telegram, Grindr/Tinder, chatit palveluntarjoajien ja viranomaisten sivuilla, Yodel, web-foorumit, Slack, Viima, blogien ja median kommenttikentät…
Edellä olevaa listaa voisi jatkaa loputtomiin. Joidenkin palveluiden tähti on nousussa, toisten laskussa. Facebook näyttää kuuluvan jo jälkimmäiseen joukkoon mutta jotain on aina tulossa tilalle.

Varsin usein tämä on osa arkea eikä sen huomata kuormittavan. Ei ennen kuin uupumus, masennus tai ahdistus vyöryy päälle. Ja sitten otetaan somepaastoa joitakin viikkoja. Harva pysähtyy miettimään pirstoutuneen viestinnän riskejä ja tarvetta. Viestintäkanavien moninaistuessa niiden laatu on heikentynyt ja hyväksikäyttäjät lisääntyneet. Yhä useammin joudumme käyttämään ala-arvoisia välineitä, joissa on päivittäistä käyttöä haittaavia tuholaisia tai virheitä.

Kun viestikanavien käyttämisestä tulee tarkoitushakuista: osa työtä, vapaaehtoistoimintaa tai kansalaisvaikuttamista tilanne saa toiset kasvot. Seuraamista vaativien viestintäkanavien määrä kasvaa mahdottomaksi. Toiset eivät edes huomaa ajautuneensa mahdottomaan tilanteeseen: aina joku on kiukkuinen kun jotain tärkeää on jäänyt huomaamatta. Kun puhelin piippaa huomio karkaa odotukseen tyydyttävämmästä viestistä.

Yhdeksi välineeksi hallita tulvaa ovat muodostuneet palvelulupaukset. Lupaus sisältää sitoutumisen siihen että ilmoitettua kanavaa käytettäessä henkilö kanavan toisessa päässä toimii ilmoitetun ajan kuluessa. Palvelulupaus jättää sanomatta tärkeimmäin: niitä muita kanavia käyttäen voit huutaa niin paljon kuin haluat, kukaan ei sinua kuuntele. Olemme varmasti jokainen törmänneet tähän sellaisten jättifirmojen kanssa jotka eivät julkaise ensimmäistäkään puhelinnumeroa tai mitään muitakaan yhteystietoja verkossa. Tällainen valittu kuurous on paitsi kammottavan huonoa asiakaspalvelua, myös luotettavuuden ja siedettävien työolojen ylläpitämistä.

Moni varmasti tunnistaa tilanteen, että on varma saaneensa käsillä olevasta asiasta viestin toiselta henkilöltä. Se toinen henkilö ja etäinen muistikuva viestin sisällöstäkin on mielessä mutta kun viesti pitäisi löytää, ollaankin pulassa. Onko se sähköpostissa, Facebookissa, WhatsApissa, tekstiviesteissä vai missä? Osana työtä tällainen kuluttaa hirvittäviä määriä aikaa ja aiheuttaa  stressiä. Niinpä on tarpeen rajoittaa ”kuunneltavien” viestikanavien määrää.

Mutta kuka uskaltaisi järjestötoiminnassa tehdä saman kuin nämä voittoa takovat yhtiöt ovat tehneet? Oletko sinä törmännyt järjestöön joka olisi käyttänyt rohkeasti kirvestä sen sijaan että ”pitää korva auki joka suuntaan”? Lupaus jolla ei ole minkäänlaisia mahdollisuuksia täyttyä.

Asia on sitä kiharampi mitä moninaisempi on järjestön jäsenkenttä. Nykyään joutuu ajoittain huomauttamaan yhdistyksille laittomista kokouksista kun sääntöjen määräämää lehti-ilmoitusta tai kirjeitä ei ole lähetetty vaan kokouksesta on tiedotettu mukavuudenhaluisesti sähköpostilla ja verkkosivuilla. Tylysti ilmaistuna on aivan yhdentekevää moneenko hienoon digituuttiin viestisi lykkäät, jos et toteuta sääntöjen määräyksiä, kokouksesi ei ole laillisesti koollekutsuttu ja siten moitteenvarainen. Kaiken tämän digitaalisen viestinnän aikana tehokkainta viestintää voi olla paperilla kotiosoitteeseen lähetetty kirje. Se saa paremman huomioarvon kuin mikään muu viesti.

Viestinnästä, tai oikeammin sen puutteista, saadaan aikaan lihavia riitoja yhdistystoiminnassa. Keskustelut viestinnästä ovat tärkeitä ja niitä pitäisi käydä paljon nykyistä enemmän. ”Less is more”. Banaaliksi käyneessä hokemassa on tärkeä totuus. Yhdistys joka asettaa tiukat rajat – nämä kolme ja vain kolme ovat meidän viestintäkanavamme – voi olla työrauhan ja laadukkaan viestinnän tyyssija. Ulkoisessa viestinnässä korvia on ehkä hyväkin pitää maata vasten useammassa paikassa mutta vain niin kauan kuin jokaiselle kanavalle löytyy oma vastuuhenkilönsä. Sisäisessä viestinnässä, toiminnan ytimessä joka päivä oleville, less is truly more ja kolme on jo aivan ehdoton enimmäismäärä.

Miten valmistaudutaan yhdistyksen kokoukseen?

Yhdistyksen kokouksen tulisi olla jäsenten tilaisuus ohjata yhdistyksen toimintaa haluamaansa suuntaan ja päättää sen kaikkein keskeisimmäistä asioista. Jäseniä ei kuitenkaan usein näe yhdistyksen kokouksessa, erityisesti syyskokouksessa, ja hallituksen jäsenet pitävät niitä välttämättömänä pahana. Kokeneelle yhdistystoimijalle yhdistyksen kokoukset ovat monesti viehättävyydessään juurihoidonveroisia. Miten sitten tehdään hyvä yhdistyksen kokous?

Jatka lukemista ”Miten valmistaudutaan yhdistyksen kokoukseen?”

Kaikki ajallaan

Kiireen nimellä kulkeva pikku perkele vaivaa yhdistystoimintaa ja tuottaa sutta ja sekundaa. Liian myöhään ja kiireellä tehty päätös tuottaa ristiriitoja, korjaustarpeita ja pahaa mieltä sivullisillekin. Aktiivinen ote yhdistyksen ajanhallintaan voisi olla vuoden 2015 teema yhdistystoiminnassa.

Jatka lukemista ”Kaikki ajallaan”

Mitä asiakirjoja toiminnantarkastajalle pitää toimittaa?

Useimmilla yhdistyksillä ei ole velvollisuutta valita tilintarkastuslainmukaista tilintarkastajaa toiminnan pienimuotoisuuden vuoksi. Velvollisuuden täyttymisen ehdot löytyvät tilintarkastuslain 4 pykälästä. Joissakin tapauksissa yhdistyksen rahoittajat tai muu lainsäädäntö voi kuitenkin edellyttää tilintarkastusta hyväksytyn tilintarkastajan tai -yhteisön toimesta. Yhdistyslaki kuitenkin säätää (38 a §) myös pienimmille yhdistyksille toiminnantarkastusvelvollisuuden. Toiminnantarkastusinstituution perustaneessa yhdistyslain uudistuksessa annettiin siirtymäsäännöksiä joihin yhdistysten vastuuhenkilöiden on syytä tutustua.

Jatka lukemista ”Mitä asiakirjoja toiminnantarkastajalle pitää toimittaa?”

Yhdistyksen jäsenhallinnon prosessit

Laadin eräälle yhdistykselle jäsenhallinnon prosesseja kuvaavat vuokaaviot uuden jäsenrekisterinhoitajan tueksi. Tämä yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriään CiviCRM-järjestelmällä joka on asennettu yhdistyksen Joomla-verkkosivuille. Jäsenmaksulaskutusta hoidetaan Maventan verkkolaskut.fi -palvelulla. Julkaisen nämä kaaviot koska niistä voi olla hyötyä muille yhdistyksissä jäsenrekisteriasioita hoitaville.

Jatka lukemista ”Yhdistyksen jäsenhallinnon prosessit”

CiviCRM – uskomaton työkalu yhdistyksille

Olin toki kuullut CiviCRM:stä aiemmin, mutta en ollut koskaan sitä kokeillut. Reilu vuosi sitten siihen viitattiin keskustelussa erään suurehkon liiton jäsenyhdistysten jäsenrekisterien ylläpidon työkaluista. Tänä keväänä tartuin siihen jouduttuani vastakkain hoitamattoman yhdistyksen jäsenrekisterin kanssa. Nyt kuukauden päivät sen kanssa töitä tehtyäni olen kertakaikkiaan ihastunut: CiviCRM on loistava työkalu keskisuurille ja suurille yhdistyksille ja liitoille.

Jatka lukemista ”CiviCRM – uskomaton työkalu yhdistyksille”

Ajatuksia Kuopion kaupungin kansalaisjärjestötyöstä

Johdanto

Tämän kirjoituksen kirvoitti sen kirjoittamisen päivänä pidetty Kuopion kaupungin seminaari ”Kansalaisjärjestöt 2000-luvulla”. Seminaarissa kuultiin monta puheenvuoroa kaupungin ja sen sidosryhmien yhteistyöstä järjestöjen kanssa ja esiteltiin Kuopion kaupungin kansalaisjärjestöstrategiaa toimeenpanevan työryhmän (KANE) väliraportista tehdyn kyselyn tuloksia ja jatkosuunnitelmia.

Jatka lukemista ”Ajatuksia Kuopion kaupungin kansalaisjärjestötyöstä”

Järjestäytymisen muistilista

Tämä muistilista on kirjoitettu ensisijaisesti yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokousta silmällä pitäen. Se soveltuu parhaiten pienille yhdistyksille, mutta sitä voi soveltaa myös liittoihin, muihin toimielimiin ja yhteisöihin. Listan tavoitteena on muistuttaa asioista joista on syytä sopia toimikauden alussa. Osa asioista tulee suoraan lainsäädännöstä tai yhdistyksen säännöissä voi olla niistä suorat määräykset, mutta listalla on paljon sellaisia menettelytapa-asioita, joista ei yleensä ole määräyksiä olemassa vaan jotka jäävät yhdistyksen autonomian piiriin. Monia asioista on syytä valmistella etukäteen ja muistilistaa onkin hyvä pitää käsillä jo järjestäytymiskokousta suunniteltaessa ja sen listaa laadittaessa. Aina ei ole tarpeen päättää kaikesta mainitusta, mutta perimmäinen tavoite on kannustaa keskustelemaan asioista jotka usein keskustelemattomina tuottavat kitkaa yhdistyksen hallinnossa. Tämän listan lisäksi hallituksen jäsenille on syytä toimittaa etukäteen voimassa oleva yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt ja ohjesäännöt.

Jatka lukemista ”Järjestäytymisen muistilista”

Vuoden kierto yhdistyksessä

Yhdistysten – ja monien muiden organisaatioiden – toiminta on selkeän syklistä. Samat tapahtumat toistuvat kaudesta toiseen suurinpiirtein samoihin aikoihin. Kausi on usein kalenterivuosi, mutta toisten organisaatioiden toimintaa lukuvuosi rytmittää selkeämmin. Vuosikierto – yhden syklin tapahtuminen esittäminen ympyrän kehälle ajankohdan mukaan sijoitettuna – antaa uudelle aktiiville yhdellä silmäyksellä hyvän käsityksen toiminnan luonteesta.

Jatka lukemista ”Vuoden kierto yhdistyksessä”

Ristiriidoista ja niiden välttämisestä yhdistyksessä

Aloitetaanpa tarkastelemalla hiukan ristiriitoja (conflict). Ehkä ristiriitojen tärkein ominaisuus on, että ne ovat ajankuluessa väistämättömiä. Niitä on kuitenkin monenlaisia ja tämän artikkelin tarkoituksena onkin pohdiskella keinoja vain niiden turhien tai haitallisten ristiriitojen välttämiseen. Sivistyneesti keskustellen ja argumentoiden asiasta koetut ristiriidat ovat tärkeä ja luonnollinen osa yhdistystoimintaa. Erimielisyyksiä syntyy ja oppositiotoiminta on sallittua yhdistyksessäkin. Sen sijaan hedelmättömät riidat siitä, mitä tapahtui joskus aiemmin tai aktiivien henkilökohtaisiin ominaisuuksiin puuttuminen ovat vain haitallisia ja siksi niitä olisi hyvä välttää.

Jatka lukemista ”Ristiriidoista ja niiden välttämisestä yhdistyksessä”