Kategoriat
Yhdistystoiminta

Tehdään webinaari! – Se on helppoa?

Tämä blogi on sivistetty versio työssäni Kuopion Vihreiden toiminnanjohtajana reilu vuosi sitten kirjoittamastani rantistä.

Jo ennen vuotta 2020 tehtiin verkkotapahtumia joissa ihmiset keskustelivat taloudesta, teknologiasta, tulevaisuudesta, ihmisoikeuksista tai politiikasta. Koronaepidemia kuitenkin pakotti kaikki viestinsä kansalaisten tietoisuuteen haluavat tahot verkkoon heitä tavoittelemaan ja uusia verkkolähetysten tekijöitä nousi kilpailemaan keskenään valtavia määriä. Miten herättää kiinnostus ja pärjätä kilpailussa?

Politiikka ei kiinnosta suurinta osaa ihmisistä, ei varsinkaan nuoria. Ainoastaan päivän kuumimmat poliittiset uutisaiheet herättävät ihmisten kiinnostuksen. Sekin kiinnostus on lööppitasolla ja toissijaiset tekijät kiinnostavat enemmän kuin monimutkainen poliittinen asiakysymys kohun taustalla. Siksi webinaarin järjestäjän on oltava ajan hermolla, nopea reagoimaan ja kyettävä herättämään kiinnostus jo otsikossa.

Aiheen tulee olla ajankohtainen, puhujien tulee olla ajankohtaisia, kiinnostavia ja hyviä esiintymään ja webinaari on saatava aikaan riittävän nopeasti ettei kiinnostus aiheeseen ehdi laantua. Aikaikkuna on enintään viisi viikkoa.

Ne on niitä joita on pakko osana suuryritystä, liittoa tai yhteisöä sietää työajalla mut siitä sentään saa palkkaa!

Webinaarin otsikko ja esittelyteksti on laadittavat kiinnostusta herättäväksi. Aivan ensimmäiseksi on luovuttava sanasta webinaari. Ne on niitä joita on pakko osana suuryritystä, liittoa tai yhteisöä sietää työajalla mut siitä sentään saa palkkaa! Esittelytekstissä puhujien tittelit ja cv:t ovat toissijaisia, ne voidaan kuitata kuvatekstissä.

Olennaista on millaisia näkökulmia ja kysymyksiä aiheeseen on tarkoitus esittää. Yhdistyksillä on tarkoitus ja usein strategia, lähes aina toimintasuunnitelma, jotka kertovat mitä on tarkoitus tehdä. Organisaatio- tai hankenäkökulmat eivät kiinnosta kuin paatuneimpia virkamiehiä. Meidän tehtävämme ei ole esitellä hankkeita vaan tarjota näkemys, mielipide asiasta ja esittää se terävästi, täsmällisesti ja kuulijan ymmärtämällä kielellä.

Viestin tulee olla lyhyt ja ytimekäs niin esittelytekstissä kuin itse webinaarissakin. Esittelytekstin enimmäispituus on alle 300 merkkiä. Se mahtuu Facebook-tapahtuman kuvaukseen ja mainokseen, sen voi tviitata ja joku Instagramissakin ehkä jaksaa lukea sen. Esittelytekstin rinnalle voidaan tuottaa pitempi aineisto mediaa ja kiinnostuneita varten esimerkiksi verkkosivuille.

Herätetty kiinnostus kestää enintään 15 minuuttia webinaarin alusta. Sen aikana on käytävä selväksi että nyt puhutaan asiaa, ei sievistellä eikä poseerata vaan halutaan muuttaa maailmaa. Ongelma on tässä ajassa piirrettävä kuulijoiden silmien eteen tai mielikuvitukseen ja sen ratkaisu on esitettävä.

Hyvä webinaari on alusta alkaen vuoropuheleva eikä sisällä pitkiä monologeja. Se ei ole luento jossa esitetään “dioja” jostakin PowerPoint-kloonista. Vuorovaikutus lähetystä seuraavien kanssa on syytä pohjustaa sekin pyytämällä joku kommentoimaan sanottua.

Visuaaliset apuvälineet ovat erittäin suositeltavia mutta niitä on syytä lähestyä enemmän infografiikan kuin esityksen keinoin. Oletko koskaan nähnyt lehtijutussa enempää kuin kourallisen infografiikoita? Tämä siis koko webinaarin aikana yhteensä. 3-5 on hyvä enimmäismäärä ja tuohon määrään on aikaa panostaa kun laatu korvaa määrän.

Nyt ei puhuta kokouspöydän ympärille sidotuille päättäjille vaan kilpaillaan yleisöstä A-studion kanssa. Hyvään webinaariin tarvitaan toimituksellinen ote ja käsikirjoitus. Nyt en tarkoita käsikirjoitusta vuorosanojen merkityksessä vaan selkeää ajatusta siitä mistä puhutaan, miten koottujen puhujien näkökulmat sidotaan kokonaisuudeksi ja miten kuulijoiden mielenkiinto pidetään yllä. Se tarkoittaa että webinaarin valmistelun tärkein ja työllistetyin henkilö on sen juontaja/toimittaja.

Jonkun on toimittava toimittajana joka tuottaa ideasta mielenkiintoisen käsikirjoituksen juontajaa varten. On vain parempi jos toimittaja/juontaja ei ole liiaksi sisällä asiassa vaan lähestyy sitä uteliaan kiinnostuneesti haluten ymmärtää. Hyvä juontaja pystyy myös pelastamaan mutinaan tai pitkiin monologeihin taipuvaisen puhujan esittämällä täsmällisiä kysymyksiä ja tarkentamalla niitä halliten keskustelua. Estetiikallakin on paikkansa juontajan valinnassa: ei haittaa ollenkaan jos hänellä on miellyttävä ääni ja ulkomuoto.

Kaikkea ei voi saada mutta hyvää webinaaria ei tule jos juontaja on hommaansa pakotettu tai suostunut eikä hakeutunut.

Webinaarin puhuvien päiden on syytä edustaa kiinnostavia näkökulmia käsillä olevaan asiaan. Jonkun heistä on syytä tietää asiasta merkityksessä että hän on tutkinut aihetta tai perehtynyt siihen (asiantuntija). Paikallisuus on myös tärkeää, jonkun tulisi edustaa kunnallista, seudullista tai maakunnallista näkökulmaa aiheeseen. Kärkipoliitikot kuten kansanedustajat ovat hyviä vetonauloja ja osaavat usein esittää poliittisen viestin terävästi. Valitse kuitenkin sellainen joka on aidosti kiinnostunut asiasta ja jolla vielä on nuoruuden intohimoa muuttaa maailmaa.

Lisää kuuntelijoita voi saada sitouttamalla jonkun järjestön mukaan esimerkiksi asiantuntijan kautta. Liika sisäsiittoisuus ei ole hyväksi; jos kaikki edustavat järjestäjän intressiryhmää webinaari leimautuu heti poliittiseksi näytökseksi ja se vähentää kiinnostusta. Jos osallistujien näkökulmat eivät ole vähääkään jännityksessä toisiinsa nähden syntyy hyvin tylsä keskustelu.

Liika puhuvien päiden määrä johtaa tarpeettomaan pitkittymiseen kun jokaisen on saatava äänensä kuuluville olipa sanottava miten vähäpätöistä tahansa. Kolme, enintään neljä henkilöä on juontajalle hyvä määrä hallittavaksi. Neljällä jokaiselle ei ole enää syytä antaa erillistä alustuspuheenvuoroa.

Webinaaria ideoitaessa on hyvä miettiä enemmän puhujia kuin voidaan ottaa mukaan koska aikataulujen yhteensovittamisen tarve voi tehdä mahdottomaksi kaikkien saamisen koolle riittävän nopeasti. On myös syytä tuntea henkilöt riittävällä tasolla jotta osaa hahmottaa mikä heidän näkökulmansa ja kärkensä asiaan voisi olla.

Kun henkilöä pyydetään esiintymään tilaisuuteen on syytä pystyä esittämään ajatus siitä mistä hänen toivotaan puhuvan ja kuulla häntä siitä kokeeko hän voivansa esiintyä asiassa hänelle ajatellussa roolissa ja mistä näkökulmasta hän silloin asiansa esittää. Tämä ei aina vastaa kutsujan ajatuksia aiheesta tai tarpeita ja voi olla syytä palata mietintämyssyn alle pohtimaan onko muodostumassa mielenkiintoinen keskustelu jos mennään tällä suunnitellulla kombolla osallistujia.

Osallistujille on syytä antaa realistinen kuva potentiaalisesta osallistujamäärästä, tehtävästä markkinoinnista ja siitä miten paljon hän saa aikaa lähetyksessä. Myös jos hänen toivotaan markkinoivan tapahtumaa omissa verkostoissaan siitä on syytä keskustella etukäteen.

Esittelyn kirjoittajan työtä helpottaa huomattavasti jos osallistujilta on saatavissa kolmen lauseen tiivistelmä siitä mitä haluavat aiheesta sanoa. Osallistujista tarvitaan myös pressikuva markkinointia varten, poliitikoista, liike-elämän ja julkisen hallinnon johtajista näitä on helppo saada heidän organisaatioltaan.

Webinaarin koostaminen on intensiivinen viikon (10 päivän) projekti. Tiedustelut on syytä hoitaa ripeästi parin päivän aikana ja mieluiten puhua henkilöiden kanssa puhelimessa jotta homma saadaan ajoissa pakettiin.

Viimeistään kaksi viikkoa ennen webinaaria kaiken on oltava valmista ja tapahtuma siirtyy markkinointiin. Aina parempi jos se on valmis kolme viikkoa aikaisemmin. Tämä antaa tekstien ja kuvien tekijöille lisäaikaa tuottaa mainosmateriaalit eri kanaviin. Markkinointiin on syytä käyttää kaikkia jäsen- ja sidosryhmäviestinnän kanavia sekä paikallisia tapahtumakalentereita. Mediaakin voi yrittää lähestyä mutta harva taho on nykyään niin haluton tarttumaan asioihin kuin toimittajat. Omien luottamushenkilöiden on syytä pyytää jakavan webinaaripäivitys kanavissaan.

Mutta entäpä pop-up-tapahtumat?

”Niitähän tehdään tosi nopeastikin.”

Kyllä, mutta ne vastaavat hyvin spesifiseen keskusteluun kiinnostuksen huipulla. Silloin aikaikkuna on arkiviikon päivät (5) alusta loppuun. Tuossa ajassa on tehtävä jotakin kaikesta tässä esitetystä mutta varsinkin markkinointiin käytettävästä ajasta tiivistetään. Tällöin ei myöskään haeta vetonauloja kiinnostuksen herättämiseksi vaan porukka löytyy omasta lähipiiristä.

Streamyardilla ilmaan

Webinaarin lähetykseen on käytettävissä monia erilaisia välineitä mutta helpoimmasta päästä on Streamyard. Sen teknisen puolen voi hallita jopa juontaja yksin mutta on aina parempi ottaa tiimiin erillinen tuottaja/ohjaaja hoitamaan tekniikkaa ja valvomaan kommentteja.

Streamyardia käytettäessä on helppo järjestää kenraaliharjoitus studiossa ja esitellä se osallistujille pari päivää ennen lähetystä. Toimintojen esittely vähentää osallistujien jännittämistä ja saa webinaarin sujumaan.

Ympäristöön tutustuminen paljastaa usein piilevät tietotekniset ongelmat joita ei halua ruveta ratkomaan vartti ennen lähetyksen alkua. Studiosta lähetykseen osallistuvien on syytä pyytää tulemaan linjoille viimeistään 15-20 minuuttia ennen lähetyksen alkua.

Kenraaliharjoitus antaa osallistujille käsityksen siitä miten tausta, valaistus ja ääni toistuvat heidän ajattelemassaan paikassa. Streamyard-webinaariin voi osallistua vaikka kännykällä mutta sen piteleminen sopivassa kuvakulmassa käy nopeasti rasittavaksi jos ei ole sille jalustaa.

Mobiililaitteilla osallistuvan kannattaa irrottaa laitteensa langattomasta kotiverkosta, varsinkin jos tuo verkko perustuu 4G-tekniikkaan, ja antaa puhelimen tai tabletin muodostaa itse yhteytensä suoraan mobiiliverkon tukiasemaan. Kannettavaa tietokonetta käytettäessä on aina kun mahdollista syytä kytkeä laite verkkojohtoon mieluummin kuin langattomaan verkkoon.

Tietokoneen, tabletin tai puhelimen sisäänrakennettu mikrofoni ja kaiutin ovat webinaarissa aina huono valinta. Kaiun poistaminen ja hyvä äänen laatu ovat tärkeitä ja siksi on syytä käyttää kuulokemikrofonia tai parempaa ratkaisua. Bluetooth-kuulokkeiden kanssa on usein äänenlaatu- ja kytkeytymisongelmia joten johdolliset vaihtoehdot ovat ensisijaisia.

Kenraaliharjoitukseen kuuluu myös mahdollisten esitysten, tekstitysten ja visuaalisten elementtien testaaminen erilaisissa ruudun asetteluissa. Streamyardiin saa nimikylttejä, taustakuvia, tilaisuuden graafista ilmettä luovia elementtä tai jopa video-/animaatiointron. Nämä on syytä tehdä tai teettää jo markkinoinnin aikana kuntoon.

Webinaaria Youtubeen tai Facebookiin lähetettäessä suorat lähetykset voi perustaa Streamyardin kautta etukäteen jolloin linkit ovat käytettävissä jo markkinointiin. Facebookin suoraa lähetystä ei kuitenkaan voi perustaa ennen kuin viikko ennen tapahtumaa. Facebook ei myöskään tarjoa helppoa tapaa yhdistää Streamyardista perustettua suoraa lähetystä Facebook-tapahtumaan.

Lähetyksen alkaessa ja aikana on syytä huomata että yleisö kertyy webinaariin hitaammin kuin läsnäolotilaisuuteen. Juontajan on hyvä alussa käyttää muutamia minuutteja yleiseen esittelyyn ja vasta sitten siirtyä esittelemään osallistujia jotta varsinaiseen asiaan mennään vasta aikaisintaan kolme minuuttia lähetyksen alun jälkeen.

Lähetyksessä on aina myös viivettä. Youtubeen selvästi vähemmän kuin Facebookiin. Youtube suoran viive on noin 10-15 sekuntia kun se Facebookissa voi olla vähän yli 30 sekuntiakin. Tämä tarkoittaa että kommentit ja kysymykset noita kanavia pitkin tulevat myös hiukan jälkijunassa. Tämä juontajan on syytä huomata.

Hyvä webinaari etenee ja rytmittyy niin että 20 minuutin jälkeen tapahtuu jokin mielenkiintoa ylläpitävä muutos. Kaiken kaikkiaan on aivan turha järjestää yli 60-minuuttisia webinaareja, yleisöä alkaa lähteä jo 45 minuutin jälkeen. Suosittelisin kokeilemaan jopa 20-30-minuuttisia pikatapahtumia mutta silloin juontajalla voinee olla vain pari vierasta.

Hyvän webinaarin kaikki yleisö ei kerry suoran lähetyksen aikana. Youtube on hyvä jakelukanava erityisesti siksi että se säilyttää lähetyksesi yhdistyksen kanavalla pysyvästi ja sitä voi sieltä katsoa myöhemmin ja käyttää yhdistyksen viestinnässä. Facebook-sivujen suorat lähetyksetkin säilyvät jonkun aikaa katsottavissa. Webinaarin kokonaiskatsoja määrä moninkertaistuu hyvin helposti tällaisten jälkikatseluiden myötä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.