On taas se aika vuodesta kun yhteisön taloudesta vastaavat puskevat hikeä yrittäessän rakentaa ensi vuoden talousarviota. Se on todella epäkiitollinen tehtävä, josta voi parhaimmillaan odottaa toteamusta: ”sehän meni ihan hyvin”, puolentoista vuoden päästä. Hirvittävän usein yhdistyksen talousarvion laatiminen on kokonaan erotettu toimintasuunnitelman tekemisestä ja se on annettu yksin taloudenhoitajan tehtäväksi. Harvoin kummastakaan suunnitteluasiakirjasta (toimintasuunnitelma ja talousarvio) on keskusteltu hallituksessa ennen niiden laadintaa perusteiden määrittelemiseksi. Tämä johtaa usein siihen, että talousarvio kopioidaan hyvin vähäisin muutoksin edelliseltä vuodelta eikä se vastaa todellisuutta ollenkaan. Toisaalta yhdistyksen jäsenetkin osoittavat asiaan juuri niin paljon mielenkiintoa, että heillä ei todellisuudessa ole minkäänlaista kontrollia yhdistyksen rahan käyttöön.
Hyvin tehty vuosisuunnittelu lähtee liikkeelle jo heti kesälomien päättyessä ja syksyn toiminnan käynnistyessä. Hallituksen jäsenten olisi hyvä tehdä omilla vastuualueillaan pohjatyötä syksyn ensimmäisissä tapahtumissa ja kuulostella jäsenten tuntoja yhdistyksen toiminnan suhteen. Myös omia ideoita olisi hyvä kirjoitella ylös. Tämän jälkeen puheenjohtaja kokoaa hallituksen ideariiheen, joka olisi hyvä järjestää jossakin muualla kuin kokoukset ja pyrkiä vaikkapa tarjoilulla tekemään siitä rento ja miellyttävä tilaisuus. Puheenjohtaja itse valmistautuu ideariiheen kokoamalla tietoja seuraavan vuoden eteen tulevista asioista. Ideariihessä auttaa jos käytettävissä on paperia ja kyniä sekä lehtiö-, valko- tai liitutaulu.
Pienessä yhdistyksessä päästään eteenpäin kun hallituksen jäsenet pohtivat ensi vuoden toimintaa kokonaisuutena ja suuremmassa osioittain. Nämä yksilöpohdinnat kootaan sitten ensin kaikki esille taululle ja täydennettään purkuvaiheessa esille tulevilla asioilla. Tässä vaiheessa kritiikki on ehdottomasti kielletty! Kaikki ideat, olivatpa ne sitten miten päättömiä tahansa otetaan esille. Vasta kun kaikki ideat on koottu esille on aika ruveta järjestelemään, priorisoimaan ja kehittelemään niitä. Ideoista pitäisi luoda toimiva kokonaisuus ja hallituksen tulisi päästä keskenään sopuun niiden tärkeysjärjestyksestä. Vaikka ideoita syntyisikin paljon, on syytä muistaa, että toimivakaan hallitus ei saa yhdistyksessä vuoden aikana tehtyä kuin yhden ison/pitkän tapahtuman/hankkeen ja/tai pari-kolme pienempää. Tässä jälkimmäisessä vaiheessa on hyvä pohtia asioita laveasti koko yhdistystoiminnan konseptissa: kenellä on asiantuntemusta tai kokemusta näihin asioihin, onko hän käytettävissä hallitukseen, mihin meidän pitää varata rahaa ja kuinka paljon, miten toiminta jaksottuu vuoden mittaan? Tämä keskustelu antaa pohjaa toimintasuunnitelman kirjoittamiselle ja talousarvion laatimiselle. Viimeiseksi on hyvä jakaa toimintasuunnitelman osakokonaisuuksien kirjoittaminen eri henkilöille ja päättää koska tekstit kootaan yhteen. Tämä määräaika on syytä asettaa hyvissä ajoin ennen hallituksen kokousta, jossa toimintasuunnitelma ja talousarvio hyväksytään esitettäväksi yhdistyksen kokoukselle. (Toimintasuunnitelman kirjoittamisesta on kirjoittanut toisessa artikkelissa aiemmin.)
Talousarvion laatiminen lähtee edellisen session keskustelusta: mihin me tarvitsemme rahaa ja kuinka paljon? Seuraava kysymys tietysti kuuluu, mistä se otetaan? Taulukkolaskentaohjelma on sopiva valinta laatimistyökaluksi, koska siihen on helppo syöttää laskukaavoja ja näppärä tavoitteen haku -toiminto auttaa tietyissä kohdissa. Taulukkolaskennan rinnalla on syytä pitää auki tekstinkäsittelyä tai tehdä kommentteja laskentataulukkoon. Laatimisen yhteydessä tuotetut ”budjettiperustelut” ovat erinomainen keino tehdä talousarviosta ymmärrettävä ja sen laatimisesta läpinäkyvää. Tämä perusteluasiakirja on syytä viedä hallitukselle ja yhdistyksen kokoukselle tiedoksi, mutta siitä ei kannata tehdä virallista tai julkista.
Liikkeelle kannattaa lähteä tulopuolesta: yhdistyksellä on tuloina aina ainakin jäsenmaksut. Kommentteihin tai erilliseen perusteluasiakirjaan on tässä kohtaa hyvä syöttää laskennan pohjana käytetty jäsenmaksun suuruus, arvioitu jäsenmäärä ja perusteet näiden lukujen valinnalle. (Miksi jäsenmäärä nousisi näin paljon tulevana vuonna?) Kaikki tulot on syytä arvioida mieluummin alakanttiin kuin yliarvioida niitä. Avustuksiin liittyy monesti sellainen ongelma, että niiden hakemukseen on liitettävä talousarvio, josta käy ilmi budjetoitu avustuksen suuruus. Tämä houkuttaa pistämään budjettiin paljon odotettua suuremman avustussumman. Tällöin on välttämätöntä sisällyttää vastaavasti ilmaa joihinkin menoihin, jotta budjetissa yliarvioidun avustuksen toteutuva summa ei kaada talousarvioita avustuksen jäädessä merkittävästi pienemmäksi. Tällaista toiveikasta ja ilmavaa budjetointia ei voi pitää hyvänä käytäntönä. Koska useimmat yhdistykset käyttävät yksinkertaista talousarviomallia, avustukset useista lähteistä kutistuvat yhdeksi riviksi. Tällöin kommentteihin tai perusteluihin kirjoitetaan kultakin avustajalta odotettu avustussumma näkyviin. Vastaavasti kaikista odotetuista tuloista kirjataan perustelu arvioidulle summalle. Aivan vähäisiä ja mitättömiä eriä, kuten pankin käyttötilille maksamaa alle 1% korkoa, tai ei-toivottuja tuloja, kuten viivästyskorkoja, ei ole tarpeen eikä syytä budjetoida.
Kun tulot on saatu jokseenkin kohdalleen tiedetäänkin sitten menoraami nykyisellä tulorahoituksella. Enempää kuin käytettävissä olevat tulot ei monestikaan ole varaa tai viisasta käyttää. Menopuolen budjetoiminen aloitetaan välttämättömimmistä eristä kuten palkoista, vuokrista ja muista suurista ja ensisijaista menoista. Aivan vihonviimeiseksi budjetoidaan hallituksen jäsenten palkkiot ja mahdolliset vapaat käyttövarat, jos sellaisiin tulorahoitusta riittää. Kuten tuloista, myös menoista on syytä kirjata kommentteihin tai perusteluasiakirjaan niiden arviointiperusteet. Menopuolella pyritään arvioimaan kustannukset realistisesti, mieluummin hiukan yli kuin alle. Jos yhdistys ei käytä taloushallinnossaan kustannuspaikkoja ja ainoastaan rajallista joukkoa tilejä syntyy jälleen summarivejä, jotka hämärtävät rahan aiottua käyttökohdetta. Jos toimintamenot rivillä on vain könttäsumma 1200 euroa, on mahdotonta tietää, miten hallitus on aikonut jakaa sen toimintasuunnitelmassa esitettyjen toimintojen kesken. Kirjoittamalla tämän auki kommentteihin tai perusteluihin hallitus toimii avoimesti suhteessa jäseniin ja antaa seuraavalla hallitukselle merkittävää lisäinformaatiota talousarvion sisällöstä.
Useimmiten tavoitellaan nolla budjettia, jossa tulot ja menot tasautuvat likimain nollaan. Toisinaan on kuitenkin syytä pyrkiä varautumaan tulossa oleviin suuriin menoihin tekemällä ylijäämäinen budjetti tai käyttää hiukan kertynyttä ylijäämää aikaisemmilta vuosilta johonkin suurempaan ja merkittävämpää uudistukseen tai hankkeeseen. Jos kävisi niin, että tulopuoli on väkisinkin jäämässä ylijäämäiseksi ei ole kovin rakentava ratkaisu pistää kaikkea rahaa haisemaan toissijaisiin toimintoihin. Tällöin on syytä arvioida ylijäämän suuruuden perusteella olisiko hyvä tehdäkin ylijäämäinen talousarvio tai kenties alentaa jäsenmaksua? Jälkimmäistä vaihtoehtoa kannattaa käyttää hyvin harkiten koska alennukset on helppo saada läpi, mutta korotukset ovat vaikeampia. Alijäämän tapauksessa ollaan sitten kipeämmän ongelman edessä: voidaanko tulorahoitusta lisästä (jäsenmaksua korottaa, hankkia muita tuloja) vai pitääkö karsia menoja? Juustohöylällä voidaan tasapainottaa budjetteja loppuviilauksessa, mutta sillä ei ratkota merkittäviä alijäämäongelmia. Jos budjetti on merkittävästi alijäämäinen on tarpeen käyttää kirvestä ja arvioida mikä suunnitelluista toiminnoista jätetään tekemättä. On parempi tehdä muutamia asioita hyvin kuin monia huonosti.
Lopuksi on syytä tarkistaa, että hallitus tekee esitykset kaikesta tarpeellisesta yhdistyksen kokoukseella ja että kokouskutsu annetaan ajoissa ja tarvittavien liitetiedoin. Mikäli mahdollista, jäsenille on hyvä tarjota tilaisuus kommentoida esitettyjä asiakirjoja esim. yhdistyksen kotisivujen tai foorumin kautta jo ennen kokousta. Tämä antaa hallituksellekin arvokasta palautetta ja ennakkotiedon mahdollisesti edessä olevista ongelmista.