Järeä työkalu yhdistystoimintaan

Yhdistystoiminnassa on usein tarpeen käyttää erilaisia listoja yhteystietoja, varauksia, ilmoittautumisia, maksuja tai muuta vastaavaa pohjana kirjeille, sähköpostiviesteille, korteille tai osoitetarroille. Aikaa tuhrautuu usein epäolennaiseen eli tarrojen asetteluun ja asioita tehdään vaikeamman kautta. Työkalut asioiden yksinkertaiseen ja tehokkaaseen hoitamiseen löytyvät kuitenkin lähes jokaiselta Windows-työasemalta. Microsoft Wordin Yhdistämistoiminta pelastaa monesta liemestä. Yhdistämisellä voidaan hakea tietoa (osoitteita, nimiä yms.) melkein mistä tahansa tiedostosta (tekstitiedosto, laskentataulukko, tietokanta…) ja yhdistää se kirjekuoriin, tarroihin, kortteihin, sähköpostiviesteihin tai tekstiasiakirjoihin. Aivan mutkatonta homma ei ole, mutta hyvillä perustaidoilla tietokoneen käytöstä se sujuu kyllä.

[Tämä ohje on kirjoitettu Microsoft Office 2003 paketin Word sovellusta käyttäen,
mutta vastaavat toiminnot löytyvät hiukan yksinkertaisempina ja eri nimillä jo versiosta 2000.]

Olennaista on, että lähdetiedot (osoitteet tms.) ovat sellaisessa muodossa, että ne voidaan tunnistaa tietueiksi. Käytännössä yhdellä rivillä tulisi olla yksi tietue ja tietueen kentät tulisi olla erotettuna. Yhdistämisen lähdetiedoiksi kelpaavat mm. pilkulla erotettu tekstitiedosto (csv), Excel-laskentataulukko (xls), Jäseri-jäsenrekisteriohjelman tietokanta, Access- ja SQL-tietokannat ja monet muut muodot. Vaikka lähdetieto ei alunperin olisi sopivassa muodossa, sitäkin voidaan jalostaa. Tähän näppäriä työkaluja tarjoavat Wordissä tehtävät kehittyneet Etsi ja korvaa -toiminnot sekä Excelin mainio tuontitoiminto, jolla esimerkiksi kiinteävälisellä merkkilajilla (courier tms.) tasavälein taulukoksi asetellut tiedotkin voidaan muuntaa käytettävään muotoon.

Itse yhdistäminen lähtee liikkeelle Wordistä. Aivan aluksi on syytä määritellä mitä ollaan tekemässä:

  • osoitetarroja
  • osoitteellisia kirjekuoria
  • osoitettuja kirjeitä (ikkunakuoria varten)
  • sähköpostiviestejä
  • jotain muuta?

Tästä riippuu toiminnon jatko. Osoitetarrojen ja kirjekuorten tapauksessa lähdetään liikkeelle uudesta, tyhjästä Word asiakirjasta. Kirjeiden ja sähköpostiviestien tapauksessa itse viesti kirjoitetaan ensin lähdetiedoista haettavia tietoja vaille valmiiksi ja vasta sitten ryhdytään yhdistämiseen. Sähköpostiviestien tapauksessa toimintoon liittyy hiukan mutkikkaampia yksityiskohtia joista lisää tuonnempana. (Tämä osio kannattaa käydä vilkaisemassa nyt jos teet sähköpostiin yhdistämistä!)

Yhdistäminen käynnistyy seuraamalla valintapolkua Työkalut > Kirjeet ja osoitetarrat > Yhdistäminen. Tämä avaa ikkunan oikeaan laitaan sivupalkin, joka opastaa toiminnon läpi. Seuraavaksi valitaan yhdistämisen tavoite. Eteenpäin siirrytään aina ruudun alalaidan Seuraava tekstilinkillä.

Toisessa vaiheessa asetellaan osoitetarrat tai kirjekuoret tai valitaan asiakirja yhdistämisen pohjaksi (kirjeet ja sähköposti). Osoitetarroja on Wordiin esiohjelmoitu koko liuta ja muutamat suurimmat kansainväliset merkit on helppo löytää valikosta, mutta aina voi myös määritellä itselleen uuden tarra-arkin jos sopivaa ei löydy. Useimmitenhan on kyse 3 x 8 tarraa sisältävästä laser tulostukseen ja kopiointiin tarkoitetusta reunuksettomasta arkista, jolloin tarjolla on useitakin valmiita vaihtoehtoja eri valmistajilta. Tarratyypin tai kirjekuoren valitseminen johtaa asiakirjan asetusten automaattiseen muuttamiseen.

Seuraavaksi valitaan lähdetietojen tiedosto ja tehdään vastaanottajien valinta. Painalla Selaa tekstilinkkiä pääset valitsemaan lähdetietojan asiakirjan (tai muun lähteen). Tämä valintaikkuna mukautuu valintojen mukaan niin paljon, että kaikkia malleja on mahdoton käydä läpi. Valittaessa lähdetiedoiksi Excel-tiedosto kysytään esimerkiksi mistä laskentataulukosta tiedot haetaan. Useimmiten tämä lienee Taul1. Kun Word on onnistuneesti lukenut lähdetiedoston se tarjoaa ikkunan jossa se esittää tiedot sarakkeissa. Voit nyt valita haluamasi vastaanottajat yksitellen tai joukoissa. (Huom! Mikäli sarakkeiden otsikkona näkyy ensimmäisen tietueen tiedot (esim. vastaanottajan nimi, osoite yms.) tee lähdetiedoston valinta uudelleen ja varmista, että ruudussa ”Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot” ei ole rastia.)

Seuraavaksi asetellaan haettavat tiedot tarroille, kuoriin, kirjeisiin tai sähköpostiviesteihin. Työkalun voima on siinä, että tietuesta voidaan hakea tietoa moniin kohtiin esim. osoitteen lisäksi lähdetiedostoon tallennettu tieto henkilön tekemästä varauksesta. Useimmiten on helpointa valita suoraan Lisää kohteita… tekstilinkki. Joudut ensin vain valitsemaan haluamasi kentät yksitelleen ja napsuttelemaan lisää nappia. Kun olet valinnut kaikki tarvitsemasi kentät valitse Peruuta ja pääset asettelemaan kenttiä paikoilleen. Lisäämäsi kentät ovat nyt vain peräkkäin kohdassa johon ne lisäsit ja esimerkiksi osoitteen tapauksessa sinun pitää lyödä välilyönnit etu- ja sukunimen väliin, rivivaihdot nimen, katuosoitteen ja postinumeron väliin jne. Huomaa että myös sähköpostiin yhdistettäessä asiakirjaan pitää sisällyttää yksi kenttä vaikka sen ei tarvitse olla sähköpostiosoite! Tässä vaiheessa kannattaa myös tehdä muotoilut osoitteelle (fonttikoko, lihavoinnit yms.). TÄRKEÄÄ: kun olet asetellut ensimmäisen tarran valmiiksi, paina Päivitä kaikki osoitetarrat nappia ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen!

Kun valitset seuraava saat onnistuneessa tapauksessa eteesi oikeannäköisen tarrasivun tai asiakirjan. Jos jokin on pielessä voit palata Edellinen toiminnolla taaksepäin ja tehdä tarvittavat vaiheet uudelleen. Yksisivuisten asiakirjojen tapauksessa voit katsella seuraavien vastaanottajien asiakirjoja >> nappia painamalla. Pääset myös halutessasi suoraan muokkaamaan vastaanottajaluetteloa.

Kun olet tyytyväinen tulokseen paina Seuraava: Suorita loppuun. Lopuksi joudut vielä painamaan Tulosta tai muuta kohde kohtaista nappia joka tekee yhdistämisen loppuun.

Lopuksi pari sanaa sähköpostiin yhdistämisestä. Perusedellytyksenä on, että käytät ”oikeaa” sähköpostiohjelmaa; Webmailiin, Hotmailiin tai vastaavaan et voi tehdä yhdistämistä. Yhdistäminen käyttää Windowsin oletussähköpostiohjelmaksi määriteltyä ohjelmaa ja mikäli ohjelmassa on useita tilejä määriteltynä, oletustiliä. On siis syytä aivan aluksi varmistaa mitä nämä asetukset ovat ja korjata ne. Jälkimmäiseen ongelmaan on pienissä lähetyserissä käytettävissä myös manuaalinen ratkaisu. Ennen kuin aloitat yhdistämisen tekemisen on hyvä käynnistää sähköpostiohjelma ja asettaa se Offline (yhteydettömään tilaan). Tällöin mahdollisen virheen saa kiinni ennen kuin se karkaa maailmalle. Sähköpostiohjelmien kyvyssä käsitellä Wordin yhdistämistä on suuria eroja ja ainakin Outlookiin ja Eudoraan on sisäänrakennettu varmistuksia torjumaan tahatonta spam-viestitystä. Myös tietoturvaohjelmat voivat tulla väliin yhdistämistä tehtäessä. Outlook esimerkiksi kyselee kohtuuttomalta tuntuvan määrän varmistuksia ennen kuin suostuu vastaanottamaan yhdistämistä Wordistä ja suurten erien lähettäminen sillä on tuskaista. Kun olet saanut viestit onnistuneesti sähköpostiohjelmaan Wordistä, voit vielä käydä kurkistamassa lähtevien viestien kansiossa että viestit ovat oikein ennen kuin siirryt takaisin online (verkkoyhteyteen). Vielä voit korjata joitain virheitä viesteissä. Monet lähteävän postin palvelimet (SMTP) rajoittavat uloslähtevien viestien määrää aikayksikössä roskapostituksen torjumiseksi. Tästä seuraa, että jo useampia kymmeniä viestejä lähettäessäsi saatat päätyä hetkellisesti lähtevän postin mottiin kun palvelimesi ei ota sinulta uusia viestejä vastaan hetkeen. Tämän vuoksi esimerkiksi Outlookissa on näppärää ensin katsoa viestit läpi jolloin ne passivoituvat sitten siirtyä online ja aktivoida viestejä yksitelleen jotta saa keskeytettyä lähetyksen kun lähtevän postin palvelin rupeaa kiukuttelemaan. Kokemus osoittaa, että tällaisesta massalähetyksestä tulee aina muutamia bumerangeja. Sähköpostilaatikoita on täynnä, tilejä on poistettu käytöstä, palvelimia on tavoittamattomissa. Tämä on normaalia. Myös roskapostintorjunta tuottaa omat mutkansa matkaan ja yhdistämiset sähköpostiin kannattaakin pitää mahdollisimman yksinkertaisina: tekstiä, ei kuvia, ei linkkejä, ei html-muotoilua. Kaikki nämä tehokeinot nostavat riskiä että viestisi päätyy roskapostisuotimeen eikä vastaanottajalle.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *