Miten valmistaudutaan yhdistyksen kokoukseen?

Yhdistyksen kokouksen tulisi olla jäsenten tilaisuus ohjata yhdistyksen toimintaa haluamaansa suuntaan ja päättää sen kaikkein keskeisimmäistä asioista. Jäseniä ei kuitenkaan usein näe yhdistyksen kokouksessa, erityisesti syyskokouksessa, ja hallituksen jäsenet pitävät niitä välttämättömänä pahana. Kokeneelle yhdistystoimijalle yhdistyksen kokoukset ovat monesti viehättävyydessään juurihoidonveroisia. Miten sitten tehdään hyvä yhdistyksen kokous?

Kaikki alkaa yhdistyksen sääntöjen tuntemisesta. Niistä löytyy aina tieto pakollisten yhdistyksen kokousten määrästä, kokoonkutsumisen aikataulusta ja tavasta, asialistan keskeinen sisältö ja tärkeimmät säännöt kokouksen päätöksenteon tavoista. Ilman näitä asioita säännöt eivät tule hyväksytyiksi yhdistysrekisterissä joten niiden puute on varma merkki siitä että kädessäsi on väärät säännöt.

Ensimmäiseksi on syytä hahmottaa aikataulu. Usein säännöissä on määrätty summittainen aika yhdistyksen kokouksen pitämiselle, tyypillisesti kuukausihaarukka. Tämän puitteissa hallitus sitten määrää täsmällisen kokouspäivän ja ajankohdan. Päivää asetettaessa on syytä vilkaista liiton tai piirin aikataulua sillä usein ensimmäisen asteen yhdistyksissä on nimettävä edustajia tai ehdokkaita toisen asteen yhdistyksen kokoukseen. Hieman erikoisesti asia usein todetaan yhdistyksen säännöissä mutta sitä ei ole viety listoihin yhdistyksen kokouksissa käsiteltäviä asioita jolloin se helposti lipsahtaa ohi. Mikäli säännöissä ei ole määräystä edustajien tai ehdokkaiden asettamisesta liiton tai muun jäsenyysorganisaation kokoukseen, asia on hallituksen päätösvallassa eikä sitä ole ehdoin tahdoin syytä vaikeuttaa pidättämällä asiaa yhdistyksen kokouksella.

Muutoin kokouspäivän asettamiseen vaikuttaa merkittävimmin hallituksen valmisteluaikataulu: mihin mennessä saamme kokouksen asiat valmisteltua? Hallituksen on siis kokoonnuttava vähintään kerran, useimmiten 2-3 kertaa, ennen yhdistyksen kokousta tekemään päätökset kokouksen koollekutsumisesta (aika ja paikka sekä asialista) ja esityksistä kokoukselle (talousarvio, toimintakertomus jne). Poimi tästä kaksi tärkeää asiaa:

1. Yleensä yhdistyksen kokouksen asialista tulee päätetyksi kun annetaan kokouskutsu. Hyvin harvoin yhdistyksen kokouksessa voidaan käsitellä asioita joista ei olisi ilmoitettu kokouskutsussa. Säännöissä asia voidaan ilmaista esimerkiksi kokouksessa käsiteltävien asioiden listan lopussa kohdalla ”käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat”. Jäsenten autonomisen päätösvallan kunnioittamiseksi on tärkeää että jäsenet saavat yhdenvertaisesti, ennakkoon ja riittävästi tietoa kokouksessa tehtävien päätösten pohjaksi. Tyypillisesti kokouskutsussa todetaan ”käsitellään sääntömääräiset asiat”, mikä ei ollenkaan aina ole riittävä tapa ilmaista asiaa. Yhdistyksen jäsenten voidaan aina olettaa tuntevan yhdistyksen säännöt mutta on parempaa yhdistysviestintää kirjoittaa auki käsiteltävät asiat. Jos voimavaroja on tai säännöt niin edellyttävät – tällaisiakin yhdistyksiä on – kokouskutsun yhteyteen on syytä liittää jo valmis kokouksen asialista sisältäen sääntöviitteet ja hallituksen esitykset, mukaanlukien hyväksyttävät vuosiasiakirjat. Aivan erityisesti monimutkaisten asioiden, kuten sääntömuutosten, yhteydessä jäsenille on varattava aikaa perehtyä asiaan. Jos kokouskutsusta jää tärkeä asia puuttumaan, sitä voidaan korjata niin kauan kuin kokouskutsuaikaa riittää, myöhemmin asia jää käsittelemättä ja siirtyy seuraavaan, mahdollisesti ylimääräiseen, kokoukseen.
2. Yhdistyksen kokoukselle esitettävät asiat (toimintasuunnitelma, jäsenmaksu, sääntömuutos jne) ovat aina hallituksen esityksiä. Aika tyypillinen menettely että puheenjohtaja tai sihteeri tuo edellisenä iltana viimein raapustamansa toimintasuunnitelman suoraan kokoukseen ei siis ole hyväksyttävä. Sillä että nämä asiakirjat ovat hallituksen esityksiä on myös kokouksen sujuvuutta lisäävä vaikutus: jos kukaan ei esittelyn jälkeen muuta esitä, ne tulevat kokouksen päätöksiksi sellaisenaan. Asiat jotka eivät ole hallituksen esityksiä, edellyttävät että joku äänivaltainen jäsen esittää asiaa ja toinen kannattaa esitystä. Tietyissä asioissa (hallituksen valinta, vastuuvapauden myöntäminen) hallitus ei voi tehdä esitystä vaan asia on kokonaan jäsenten vallassa. Hallituksen on varmistettavat että kokoukselle tehtävät esitykset ovat lain ja sääntöjenmukaisia ja keskenään ristiriidattomia.

Kokouskutsun antamisen kanssa ei oi’ota eikä pyöristellä kulmia. Pelissä on kokouksen päätösten lainvoimaisuus. Väärässä järjestyksessä tehty tai jäsenten oikeuksia loukkaava päätös voi olla suorastaan mitätön. Jos säännöt määräävät että kokouskutsu on annettava lehti-ilmoituksella tai kirjeellä jäsenille, näin on toimittava vaikka se maksaakin. Aika usein säännöissä määrätään vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tapoja antaa kokouskutsu. Säännöt on syytä lukea tarkkaan: missä pilkut ja konjunktiot ovat, tarkoittaako tämä sähköpostia JA verkkosivuja VAI sähköpostia TAI verkkosivuja? Rinnakkaisin tavoin annettava kokouskutsu on annettava molempia reittejä sääntömääräisen ajan etukäteen, vaihtoehtoisista riittää kun käytetään yhtä ajoissa. Säännöt ovat usein jopa vuosikymmeniä vanhat, joten ne eivät useinkaan tunne sellaisia viestintäkanavia kuin Twitter tai WhatsApp. Mikään ei estä antamasta kutsua myös muita viestintäkanavia käyttäen mutta näillä tavoilla ei voida paikata sääntömääräisen kokoonkutsumistavan puutteita tai myöhästymisiä. Kokouskutsu katsotaan annetuksi vasta kun siinä on kaikki sääntöjen edellyttämät tiedot. Kun menee pieleen, hallitus päättää siirtää kokousta ja asiasta tiedotetaan samoja viestintäkanavia käyttäen kuin virheellinen kokouskutsu annettiin.

Usein eniten huomiota kiinnitetään suhteellisen toissijaisiin asioihin: kokouspaikkaan, -tarjoiluun ja oheisohjelmaan. On toki hyvä ottaa teho irti siitä kun yhdistyksen jäsenet kootaan yhteen, mutta yhdistyksen kokouksen sisältö on se pääasia. Kokouspaikan on pääsääntöisesti syytä olla yhdistyksen kotikunnassa. Paikkaa valittaessa on otettava huomioon esteettömyys jotta jäsenten yhdenvertainen mahdollisuus osallistua yhdistyksen toimintaan ja päätöksentekoon toteutuu. Esteettömyyden tapaisia kysymyksiä ovat kokouksen vieminen jonkun kotiin, maksulliseen paikkaan, pois kotikunnan keskeiseltä joukkoliikennealueelta, ikärajallisten, esimerkiksi anniskelupaikkojen, käyttäminen kokouspaikkana tai kokouksen vieminen pyhättöön (”sosiaalinen esteettömyys”).

Tilaisuuden houkuttelevuuden lisääminen tarjoilulla ja/tai maineikkailla esiintyjillä on suosittua mutta harvoin panos/tuotos -suhdetta analysoidaan kovin tarkkaan. Kuten äänestämisessä vaaleissa, myös yhdistyksen kokousten kohdalla tällaisten toissijaisten houkuttimien vaikutus halukkuuteen käyttää päätösvaltaa on usein pienillä panoksilla aika heikko. Oheisohjelman ei pidä antaa viivyttää yhdistyksen kokousta vaan kokous pidetään ilmoitettuna ajankohtana sillä juuri sen jäsenet ovat varanneet. Ilmoittautumisia voidaan etukäteen pyytää esimerkiksi oheisohjelman lippujen tai tarjoilun varaamiseksi mutta vain mikäli säännöissä niin erityisesti sanotaan voidaan ennakkoilmoittautumista pitää päätösvallan käyttämisen ehtona.

Kokousta valmisteltaessa on syytä vilkaista yhdistyksen kokousten pöytäkirjoja edelliseltä vuodelta. Olen itsekin tehnyt niistä yllätyslöytöjä puheenjohtajana: ”ai jaa, meiltä puuttuu toinen toiminnantarkastaja ja asia on siirretty kevätkokoukseen jossa sitä ei ole päätetty, HUPS!” Edellisen vastaavan yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan lukeminen saattaa myös palauttaa mieleen unohtuneita asioita ja ongelmia joihin voisi varautua tällä kertaa ennakkoon. Osa näistä asioista edellyttää viemistä kokouskutsuun, toiset ovat vain muistilistalle kokoukseen hankittavia asioita lisättäviä.

Aika yleinen virhe on tehdä yhdistyksen kokouksessa päätöksiä asioista jotka kuuluvat sääntöjen mukaan hallituksen päätösvaltaan. Tyypillisesti joku esittää kokouksessa että paikalle tullut uusi jäsen, jota hallitus ei ole vielä hyväksynyt yhdistyksen jäseneksi, hyväksytään kokouksessa jotta hän voi osallistua päätöksentekoon. Näin ei voida toimia vaan hallituksen pitää tarvittaessa kokoontua ennen kokousta hyväksymään jäsenet. Päätösvalta yhdistyksessä on jakamaton: säännöissä (tai laissa) kokouksen tai hallituksen toimivaltaan määrätty asia on siellä eikä sitä voi toinen ottaa ellei säännöissä aivan erityisesti näin määrätä. Yhdistyksen kokous ei siis voi ottaa hallituksen asioita käsiteltäväkseen. Vastaavalla tavalla yhdistyksen kokoukselle asetettua tehtävää hyväksyä vuosiasiakirja ei voida delegoida hallitukselle. Asiat joita säännöt tai laki eivät suoraan määrää kummankaan tehtäviksi ovatkin sitten hiukan kiharampi juttu: yhdistyksen hallitus ei ole samalla tavalla yleistoimivaltainen toimielin kuin osakeyhtiön hallitus. Niinpä asiat on syytä selvittää asiantuntijan kanssa hyvissä ajoin etukäteen. Vaikka vakiintuneella tavalla on yhdistyksissä merkittävä rooli, sillä ei voida rikkoa yhdistyslain periaatteita tai ohittaa yhdistyksen sääntöjä.

Hallituksen vastuuseen valmistella asiat yhdistyksen kokoukselle kuuluu myös velvollisuus esitellä asiat kokoukselle. Tähän pitäisi kiinnittää enemmän huomiota kuin usein tehdään. Aivan turhan usein yhdistyksen kokouksissa luetaan ääneen tekstiä joka on tai ei ole jokaisella nenän edessä – tai vielä pahempaa, luetellaan lukuja vailla kontekstia. Kaikki tällaiset asiat olisi internet-aikana mahdollista saattaa jäsenten luettavaksi ja perehdyttäväksi hyvissä ajoin etukäteen. On varsin vähän perusteita miksi näin ei toimita. Vaikka paperien tulostaminen ja kopioiminen koetaan usein turhaksi, se ei ehkä sitä kuitenkaan ole. Kokouksessa kun näytöllä tai projektorilla voi kerrallaan olla hyvin rajallinen määrä asiakirjaa. Jossain muodossa kokousasiakirjojen on syytä olla jaettavissa jokaiselle kokouksen osallistujalle.

Kun asiakirjat on toimitettu hyvissä ajoin etukäteen perehdyttäviksi, kokouksessa ei välttämättä tarvitse esitellä rivi riviltä ja kappale kappaleelta tekstiä vaan hallituksen puheenjohtaja voi esitellä esimerkiksi toimintasuunnitelman pääkohdat kokonaan erillisellä – mutta yhtäpitävällä – esityksellä (Powerpoint/Impress). Kokouksen puheenjohtaja tarjoaa sitten mahdollisuutta käsitelläyksityiskohtaisesti vain niitä kohtia toimintasuunnitelmasta joihin jäsenillä on muutosesityksiä. Tilinpäätöskäsittelyssä taloudenhoitajilla on hyvin usein käsillä jopa koko vuoden tositeaineisto mutta harvoin esitysgrafiikkaa talouden keskeisten lukujen (jäsenmaksut, avustukset, vuokrat, palkat jne) kehityksestä viimeiseltä kolmelta tai viideltä vuodelta. Tällainen kehityksen esittäminen auttaa jäseniä hahmottamaan yhdistyksen todellista tilaa paljon paremmin kuin tasekirja tai taulukkolaskentaruudukko. Tylsä asioiden esittäminen ei vain puuduta osallistujia ja vähennä heidän kiinnostustaan osallistua toiste vaan se myös vähentää jäsenten tosiasiallista mahdollisuuttaa käyttää päätösvaltaansa yhdistyksessä. Vuosiasiakirjojen tekemisestä ymmärrettäväksi olen kirjoittanut Miten tehdän tolkku yhdistyksen toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta -kirjoituksessa.

Henkilövalintoihin yhdistyksen kokouksissa valmistautuminen on ihan oma lajinsa. Toiminnan- tai tilintarkastajan osalta valmistautuminen laiminlyödään pienissä yhdistyksissä usein kun sen suurissa menee hyvinkin rutiinilla. Yhdistyksen toiminnan- tai tilintarkastus on vaativa tehtävä ja siihen liittyy laissa asetettu kelpoisuusvaatimus joten valinta on syytä pohjustaa etukäteen. Toiminnan-/tilintarkastajaksi valinta edellyttää kirjallista suostumusta valittavalta. Hallitus voi asiasta laatia esityksen mutta tämä on yksi niitä kohtia joissa jäsenten luottamus henkilöön on huomattavasti painavampi perustelu kuin hallituksen esitys.

Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan osalta valmistelu onkin sitten yhdistyksen sisäpolitiikkaa josta hallituksen kollektiivisena toimielimenä on syytä pitää näppinsä erossa. Tämä ei missään tapauksessa tarkoita että kokoukseen pitäisi mennä sammutetuin lyhdyin! Hallitus ja hallituksen puheenjohtaja ovat niin keskeisiä henkilöitä yhdistyksen kannalta, että olisi hyvä tietää kohtalaisella varmuudella kuka on ensi vuonna puheenjohtaja ja ketkä istuvat hallituksessa jo ennen kuin kokous alkaa. Jos sinulle soitetaan yhdistyksen kokouksesta ja pyydetään toiminnantarkastajaksi tai hallitukseen yksiselitteinen neuvoni on sanoa EI.

Varsinainen hallituksenmuodostamiskäytäntö taitaa olla yhdistyksissä äärimmäisen harvinainen (jos edes yhdistysrekisterin hyväksymä). Sillä on kuitenkin etunsa ja sen kaltaista menettelyä suosittelen puheenjohtajuutta tavoitteleville. Hallituksen muodostamismenettelyssä puheenjohtajaksi haluava kokoaa itselleen hallituksen etsimällä sopivia tyyppejä, neuvottelemalla yhdistyksen intressiryhmien kanssa ja petaamalla paikan itselleen huolella. Yhdistyksen kokouksessa henkilö joka tuo jäsenille hyväksyttäväksi valmiin hallituskokoonpanon on varmasti vahvemmilla kuin jonkun toisen vasta kokouksessa esittämä henkilö. Lopullinen päätös tietysti jää kokoukselle ja viime kädessä äänestykseen mutta pohjatyöt on syytä tehdä huolella. Hallitusta muodostettaessa ei ole syytä kierrellä asioita vaan käydä avointa keskustelua vastuualueista ja käytettävissä olevasta työpanoksesta. Olen aiheesta aiemmin kirjoittanut Lähtisinkö yhdistyksen hallitukseen? ja Ristiriidoista ja niiden välttämisestä yhdistyksessä -kirjoituksissa.

Viimeisen silauksen kokoukseen valmistautumiselle antavat yksityiskohdat:

• kysytään kokoukselle osaavaa puheenjohtajaa etukäteen
• neuvotellaan kokoukselle osaavat sihteeri ja ääntenlaskijat etukäteen
• varataan puheenjohtajalle yhdistyksen säännöt ja kokousasiakirjat tulostettuina sekä kynä ja nuija (jota hän toivottavasti osaa käyttää)
• varataan sihteerille tietokone käyttöön kokouksen ajaksi
• viritetään dataprojektori ja varmistetaan sen toimiminen yhteen asiakirjoja esittelevien henkilöiden koneiden kanssa etukäteen
• selvitetään onko kokouspaikalla äänentoistojärjestelmä ja miten se toimii
• selvitetään esteetön reitti kokoustilaan ja opastetaan reitit ulkoa kokouspaikalle
• selvitetään missä mahdollinen induktiosilmukka on ja miten se toimii
• varataan juomavettä ja laseja kokoustilaan
• varmistetaan että kokoustilan ilmastointi on päällä/tehostettu, ilmanvaihto muutoin riittävä osallistujamäärä huomioiden
• varataan äänestyslippuja, ääntenlaskupöytäkirjapohja ja käyttämättömiä kirjekuoria mahdollisten äänestysten varalta
• varataan paperi ja kynä osallistujaluettelon keräämiseen sekä yhdistyksen jäsenluettelo äänioikeuksien tarkastamiseen kokouspaikalla
• selvitetään onko kokouspaikalla langaton verkko ja sen käyttöön tarvittavat tunnukset, tarkastetaan virtapisteiden sijainti ja varatan jatkojohdot
• somistetaan kokoustila (yhdistyken ja/tai liiton liehu, lippu, roll-up tai vastaava, kukkia tms)
• sovitaan kuka valokuvaa kokousta yhdistyksen arkistoa varten ja varataan ”pimeä” sektori niille jotka eivät halua tulla kuvatuiksi

Hyvää kokousta!