Tämä muistilista on kirjoitettu ensisijaisesti yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokousta silmällä pitäen. Se soveltuu parhaiten pienille yhdistyksille, mutta sitä voi soveltaa myös liittoihin, muihin toimielimiin ja yhteisöihin. Listan tavoitteena on muistuttaa asioista joista on syytä sopia toimikauden alussa. Osa asioista tulee suoraan lainsäädännöstä tai yhdistyksen säännöissä voi olla niistä suorat määräykset, mutta listalla on paljon sellaisia menettelytapa-asioita, joista ei yleensä ole määräyksiä olemassa vaan jotka jäävät yhdistyksen autonomian piiriin. Monia asioista on syytä valmistella etukäteen ja muistilistaa onkin hyvä pitää käsillä jo järjestäytymiskokousta suunniteltaessa ja sen listaa laadittaessa. Aina ei ole tarpeen päättää kaikesta mainitusta, mutta perimmäinen tavoite on kannustaa keskustelemaan asioista jotka usein keskustelemattomina tuottavat kitkaa yhdistyksen hallinnossa. Tämän listan lisäksi hallituksen jäsenille on syytä toimittaa etukäteen voimassa oleva yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt ja ohjesäännöt.
Ajankäyttö yhdistyksen toimintaan
Näitä kysymyksiä jokaisen on hyvä pohtia jo etukäteen kynän ja paperin kanssa huolella. Kun ottaa kokonaan matemaattisen näkökulman asiaan ja alkaa laskea yhteen kaikkeen yhdistystoimintaan (sähköposti, keskustelualustat, koulutukset, kokoukset, tapahtumat jne) kuluttamaansa aikaa saa parhaan kuvan siitä miten paljon tuota aikaa lopulta tarvitaan. Kun noita paperille töhertelemiään lukuja sitten vertaa vapaaseen aikaan viikolla, on itsekritiikin aika: onko minulla aikaa ja jaksanko?
- kuinka paljon minulla on käyttää aikaa toimintaan kokonaisuudessaan (keskimäärin __ tuntia / viikossa)?
- kuinka usein ja kuinka pitkiä kokouksia jaksan?
- kuinka usein tarkastan sähköpostini / puhelimeni sovellusten viestit / käyn keskustelualustalla?
- kuinka monta tuntia viikossa minulla on käytettävissä yhdistyksen asioiden hoitamiseen ja mihin aikaan päivästä?
- mihin aikaan minulle voi soittaa? (kuinka myöhään, kuinka aikaisin, minä viikonpäivinä)
- kuinka monta päivää / iltaa / viikonloppua olen valmis käyttämään kouluttautumiseen / yhdistyksen tapahtumiin?
- olenko valmis matkustamaan yhdistystoiminnan vuoksi, kuinka usein ja kuinka kauas?
- olenko valmis esiintymään julkisesti yhdistyksen edustajana kotisivuilla/lehdissä/televisioissa?
- olenko valmis myymään / lobbaamaan / feissaamaan yhdistyksen nimissä?
- yhdistyksen vuodenkierron selvittäminen ja keskeiset aikataulutukset (kevät- ja syyskokoukset ym.)