Yhdistysten – ja monien muiden organisaatioiden – toiminta on selkeän syklistä. Samat tapahtumat toistuvat kaudesta toiseen suurinpiirtein samoihin aikoihin. Kausi on usein kalenterivuosi, mutta toisten organisaatioiden toimintaa lukuvuosi rytmittää selkeämmin. Vuosikierto – yhden syklin tapahtuminen esittäminen ympyrän kehälle ajankohdan mukaan sijoitettuna – antaa uudelle aktiiville yhdellä silmäyksellä hyvän käsityksen toiminnan luonteesta.
Ympyrä kattaa 360 asetta ja vuosi 365 päivää – varsin näppärä yhteys. Useimpien organisaatioiden kalenterista nuo viisi ylimääräistä päivää on helppo hukata heinäkuusta, jolloin harvoissa organisaatioissa tapahtuu mitään merkittävää. Vuosikierron idea on siis sijoittaa kukin tapahtuma, ajanjakso tai merkkipaalu ympyrän kehälle sille paikalle, jolle se vuoden kalenterissa sijoittuu. Merkintöjen tiheys kertoo toiminnan intensiivisyydestä ja merkittömät jaksot kehällä mahdollisuuksista lepoon tai uuden tapahtuman sijoittamiseen. Kehälle voidaan merkitä hallinnollisia (vuosi- tai kevät- ja syyskokoukset, määräajat…), taloudellisia (tilikauden vaihde, avustusten hakuajat…), toiminnallisia (tapahtumat, vuosipäivät) ja monia muita tapahtumia. Hallinnon ja talouden vuosikierto voidaan laatia erillisenä tapahtumakierrosta, mutta vasta kaikkien tapahtumien sijoittaminen yhteen kaavion luo kokonaisvaltaisen käsityksen organisaation syklistä. Erilaisin värikoodauksin vuosikiertoa voidaan myös käyttää priorisoinnin tai työtaakan tasaisen jakamisen apuvälineenä.
Valitettavasti välineet vuosikierron laatimiseen ovat pitkälti manuaalisia. Varteenotettavin löytämäni väline on Microsoft Visio, mutta paras senkään tarjoama työkalu on aikajana. Vision aikajanat ovat kuitenkin lineaarisia ja tosiasialliseen kalenteriin (tiettyyn vuoteen) sidottuja. Visio asettelee tapahtumat suoraan päivämäärän mukaan aikajanalle ja käytettävissä on monenlaisia muotoja, merkkejä ja keinoja asioiden hahmottamiseen. Sellaisten ilmiöiden kuten liukuvaan tapahtumaan kiinteällä aikavälillä synkronoituja määräaikoja Visiokaan ei osaa käsitellä. Siis sen tyyppiset tilanteet kuin: ”kevätkokous on pidettävä viimeistään 31.3. ja kokouskutsut on lähetettävä vähintään 14 vrk aikaisemmin”, ei Visio osaa käsitellä dynaamisina vaan ne on kiinnitettävä staattisesti viimeiseen mahdolliseen ajankohtaan ja edeltävät valmistelun määräajat synkronoitava manuaalisesti. Näiden naurettavien puutteiden korjaamisen ei luulisi olevan kovin iso operaatio Microsoftin kokoiselle ohjelmistotalolle. Sitten on tietysti huomattava se, että Visio ei kuulu mihinkään Microsoftin yleiseen peruspakettiin ja maksaa vietävästi. Niinpä helpointa on kaivaa askartelupakki esille, piirtää harpilla ympyrä, jakaa se astelevyn avulla 30 asteen sektoreihin ja sijoittaa tapahtumat sektoreiden sisälle suurinpiirtein oikealle kohdalle arvioiden.
Päivitys: Alla olevat pdf-muotoiset pohjat on piirretty ilmaista ja avointa Inkscape-vektorigrafiikkaohjelmaa käyttäen. Tällä työkalulla on helppo saada aikaan tällainen manuaalisesti täytettävä paperiversio mutta aktiivisten liitäntäpisteiden luominen sähköistä täyttämistä varten onkin sitten edistyneempää käyttöä.