Useimmilla yhdistyksillä ei ole velvollisuutta valita tilintarkastuslainmukaista tilintarkastajaa toiminnan pienimuotoisuuden vuoksi. Velvollisuuden täyttymisen ehdot löytyvät tilintarkastuslain 4 pykälästä. Joissakin tapauksissa yhdistyksen rahoittajat tai muu lainsäädäntö voi kuitenkin edellyttää tilintarkastusta hyväksytyn tilintarkastajan tai -yhteisön toimesta. Yhdistyslaki kuitenkin säätää (38 a §) myös pienimmille yhdistyksille toiminnantarkastusvelvollisuuden. Toiminnantarkastusinstituution perustaneessa yhdistyslain uudistuksessa annettiin siirtymäsäännöksiä joihin yhdistysten vastuuhenkilöiden on syytä tutustua.
Tilin- ja toiminnantarkastajien kelpoisuusvaatimuksissa ja velvollisuuksissa on merkittäviä eroja. Ensinnäkin toiminnantarkastuksen voi toimittaa vain luonnollinen henkilö, ei yhteisö kuten tilintarkastuksen. Toiseksi toiminnantarkastuksen sisällöstä ja toiminnantarkastuskertomuksesta säädetään varsin paljon suppeammin kuin tilintarkastuksesta. Ehkä merkittävin kirjaus yhdistyslaissa on että ”Jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai tätä lakia tai sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava tarkastuskertomuksessa.” Toiminnantarkastajan onkin kiinnitettävä huomiota yhdistyksen hallinnon asianmukaisuuteen selvästi tilintarkastajaa enemmän ja vastaavasti häneltä ei edellytetä niin yksityiskohtaista taloudellista tarkastusta kuin tilintarkastajalta. Yhdistysten on kuitenkin noudatettava kirjanpitolain ja -asetuksen määräyksiä; tämä on syytä muistaa tilinpäätöstä laadittaessa ja tarkastettaessa. Toiminnantarkastajalla on lopulta hyvin samanlainen vastuu kuin tilintarkastajalla ja siten samanlaiset oikeudet.
Mitä asiakirjoja toiminnantarkajastalle sitten toimitetaan? Lyhyesti: mitä hän pyytää. Omaehtoisesti on kuitenkin syytä paketoida valmiiksi:
- Yhdistyksen kokouksen pöytäkirjat (siitä kokouksesta jossa toiminnantarkastaja valittiin, tarkastettavan vuoden yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja niiden yhdistyksen kokouksien pöytäkirjat, joissa tilikauden päättymisen jälkeen on tehty tarkastettavaa tilikautta koskevia päätöksiä)
- Hallituksen kokousten pöytäkirjat tilikaudelta sekä mahdolliset pöytäkirjat tilikauden päättymisen jälkeen joissa käsitellään tilinpäätökseen sisältyviä asioita
- Yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen kokouksen/hallituksen mahdollisesti hyväksymät ohjesäännöt
- Toimintasuunnitelma ja talousarvio tarkastettavalta tilikaudelta
- Tilinpäätös kaikkine liitteineen ja toimintakertomus kohdetilikaudelta
- Mahdolliset tilikautta koskevat mutta sen ylittävät merkittävät sitoumukset (sopimukset, velkakirjat)
- Kaikki tositteet järjestettyinä
- Päivä- ja pääkirja tilikaudelta
Toiminnantarkastajalla on vaitiolovelvollisuus yhdistyksen asioista joten hänelle voi pääsääntöisesti esittää kaikki hänen pyytämänsä asiakirjat. Poikkeuksen voivat muodostaa esimerkiksi mahdolliset arkaluontoiset jäsentiedot (vrt. Euroopan yleinen tietosuoja-asetus,) joita toiminnantarkastajalla ei pitäisi olla tarvettakaan yksilötasolla nähdä. Toiminnantarkastusta kuitenkin useimmiten viivästyttää luetellun perusaineiston puute, joten ne on syytä koota ja toimittaa pyytämättä.
Toiminnantarkastaja tekee tilinpäätökseen merkinnän ja antaa toiminnantarkastuskertomuksen kuten tilintarkastaja. Toiminnantarkastuskertomus poikkeaa muodoltaan hiukan tilintarkastuskertomuksesta. Kuten tilintarkastaja, toiminnantarkastajakin voi antaa hallitukselle ja taloutta käytännössä hoitaville erillisen muistion asioista joita hän ei katso kertomuksen ”tahraamisen” arvoisiksi mutta jotka yhdistys voisi hoitaa paremmin.
Toiminnantarkastus on melko työläs prosessi eikä se tapahdu huolella yhdessä yössä. Toiminnantarkastajalle ei ole syytä esittää pyyntöjä alle viikon toimitusajasta tarkastukselle. Nohevampi toiminnantarkastaja kun pystyy tarkastuksen hoitamaan päivässä, mutta saattaa myös laskuttaa sitten sen mukaan.