Tero KankaanperäKiireen nimellä kulkeva pikku perkele vaivaa yhdistystoimintaa ja tuottaa sutta ja sekundaa. Liian myöhään ja kiireellä tehty päätös tuottaa ristiriitoja, korjaustarpeita ja pahaa mieltä sivullisillekin. Aktiivinen ote yhdistyksen ajanhallintaan voisi olla vuoden 2015 teema yhdistystoiminnassa.
Yhdistysten – ja monien muiden organisaatioiden – toiminta on selkeän syklistä. Samat tapahtumat toistuvat kaudesta toiseen suurinpiirtein samoihin aikoihin. Kausi on usein kalenterivuosi, mutta toisten organisaatioiden toimintaa lukuvuosi rytmittää selkeämmin. Vuosikierto – yhden syklin tapahtuminen esittäminen ympyrän kehälle ajankohdan mukaan sijoitettuna – antaa uudelle aktiiville yhdellä silmäyksellä hyvän käsityksen toiminnan luonteesta.
On taas se aika vuodesta kun yhteisön taloudesta vastaavat puskevat hikeä yrittäessän rakentaa ensi vuoden talousarviota. Se on todella epäkiitollinen tehtävä, josta voi parhaimmillaan odottaa toteamusta: ”sehän meni ihan hyvin”, puolentoista vuoden päästä. Hirvittävän usein yhdistyksen talousarvion laatiminen on kokonaan erotettu toimintasuunnitelman tekemisestä ja se on annettu yksin taloudenhoitajan tehtäväksi. Harvoin kummastakaan suunnitteluasiakirjasta (toimintasuunnitelma ja talousarvio) on keskusteltu hallituksessa ennen niiden laadintaa perusteiden määrittelemiseksi. Tämä johtaa usein siihen, että talousarvio kopioidaan hyvin vähäisin muutoksin edelliseltä vuodelta eikä se vastaa todellisuutta ollenkaan. Toisaalta yhdistyksen jäsenetkin osoittavat asiaan juuri niin paljon mielenkiintoa, että heillä ei todellisuudessa ole minkäänlaista kontrollia yhdistyksen rahan käyttöön.
Olen kirjoittanut tämän ohjeen alunpitäen KYY:n pääsihteerinä ollessani ylioppilaskunnan hallituksen jäsenille. Siksi siitä näkyy läpi KYY:n tuolloinen käytäntö toimintasuunnitelman laatimisessa. Ohjetta on kehuttu, joten pistän sen tässä jakoon. Monet asiat ovatkin varmasti hyödyllisiä minkä tahansa yhteisön toimintasuunnitelmaan useamman hengen ryhmätyönä laadittaessa.
Ohje on siis kirjoitettu ryhmälle ihmisiä, jotka laativat yhdessä asiakirjaa. Se ei siis sovellu käytettäväksi tilanteessa, jossa yhdistyksen toimintasuunnitelman laatiminen on kumottu yksin sihteerin vastuulle tai puheenjohtaja tekee sen kun ketään muuta ei kiinnosta.
Ohje sopii parhaiten tilanteeseen, jossa hallitus (tai miksei isompikin porukka) kuluttaa riittävästi aikaa hyvissä ajoin etukäteen seuraavan vuoden toiminnan miettimiseen ja kirjaa ajatuksiaan paperille. Tähän työskentelyyn minulla on muutamia ideoita, joita jaan toisessa artikkelissa.
Tämä ohje koskee ennen muuta kirjoitusvaihetta, jonka jälkeen asiakirjaa olisi tarkoituksenmukaista käsitellä ennen sen hyväksymistä myös yhdistyksen hallituksen kesken vapaamuotoisemmin. Tässä vaiheessa on priorisoinnin aika: toimintasuunnitelmaan tulee hyvin helposti kirjoitettua kaiken maailman asiat, eikä se silloin palvele mitään tarkoitusta. Keskeiset asiat ja mahdollisesti vuoden aikana avautuvat tilanteet selkeästi huomioonottava, linjaava ja priorisoiva toimintasuunnitelma palvelee parhaiten työtä tekevää hallitusta.
Kun paperia on ajan kanssa käsitelty hallituksessa sen lopulliseen hyväksymiseen liittyy vähän kokouksessa istumista ja usein voidaan mennä suoraan äänestyksiin jos tarpeen. Tällainen työskentelytapa valmistaa hallituksen jäseniä myös viimeiseen vaihteeseen eli asiakirjan hyväksyttämiseen yhdistyksen kokouksella.
Otan mielelläni vastaan palautetta ohjeesta ja toivon, että minulla itsellänikin on aikaa sitä muokata ja kehittää yleisluontoisemmaksi.