Olen kirjoittanut tämän ohjeen alunpitäen KYY:n pääsihteerinä ollessani ylioppilaskunnan hallituksen jäsenille. Siksi siitä näkyy läpi KYY:n tuolloinen käytäntö toimintasuunnitelman laatimisessa. Ohjetta on kehuttu, joten pistän sen tässä jakoon. Monet asiat ovatkin varmasti hyödyllisiä minkä tahansa yhteisön toimintasuunnitelmaan useamman hengen ryhmätyönä laadittaessa.
Ohje on siis kirjoitettu ryhmälle ihmisiä, jotka laativat yhdessä asiakirjaa. Se ei siis sovellu käytettäväksi tilanteessa, jossa yhdistyksen toimintasuunnitelman laatiminen on kumottu yksin sihteerin vastuulle tai puheenjohtaja tekee sen kun ketään muuta ei kiinnosta.
Ohje sopii parhaiten tilanteeseen, jossa hallitus (tai miksei isompikin porukka) kuluttaa riittävästi aikaa hyvissä ajoin etukäteen seuraavan vuoden toiminnan miettimiseen ja kirjaa ajatuksiaan paperille. Tähän työskentelyyn minulla on muutamia ideoita, joita jaan toisessa artikkelissa.
Tämä ohje koskee ennen muuta kirjoitusvaihetta, jonka jälkeen asiakirjaa olisi tarkoituksenmukaista käsitellä ennen sen hyväksymistä myös yhdistyksen hallituksen kesken vapaamuotoisemmin. Tässä vaiheessa on priorisoinnin aika: toimintasuunnitelmaan tulee hyvin helposti kirjoitettua kaiken maailman asiat, eikä se silloin palvele mitään tarkoitusta. Keskeiset asiat ja mahdollisesti vuoden aikana avautuvat tilanteet selkeästi huomioonottava, linjaava ja priorisoiva toimintasuunnitelma palvelee parhaiten työtä tekevää hallitusta.
Kun paperia on ajan kanssa käsitelty hallituksessa sen lopulliseen hyväksymiseen liittyy vähän kokouksessa istumista ja usein voidaan mennä suoraan äänestyksiin jos tarpeen. Tällainen työskentelytapa valmistaa hallituksen jäseniä myös viimeiseen vaihteeseen eli asiakirjan hyväksyttämiseen yhdistyksen kokouksella.
Otan mielelläni vastaan palautetta ohjeesta ja toivon, että minulla itsellänikin on aikaa sitä muokata ja kehittää yleisluontoisemmaksi.
Ohjeita toimintasuunnitelman laatijalle
Aloita hahmottelemalla käsiteltävät asiat. Käytä hallituksen lähetekeskustelun tai ideariihen materiaaleja ja täydennä tärkeillä ja puuttuvilla aiheilla. Määrittele linjaukset ja miten laajasti niitä on tarpeen käsitellä aiheen ajankohtaisuuden perusteella. Käytä apunasi muita hallituksen jäseniä ja mahdollisia poliittisia sihteerejä. Älä missään tapauksessa ota pohjaksi edellisen vuoden toimintasuunnitelmaa. Valitse työkaluksi yksinkertainen tekstieditori kuten Notepad/Muistio, et tarvitse tässä vaiheessa mitään monimutkaisempaa.
Hahmottele tuottamasi osan sisällysluettelo ja otsikot. Käytä kahta, tai enintään kolmea, otsikkotasoa. Kirjoita ensin otsikot ja käytä numerointia ilmaisemaan niiden tasoa. Kirjoita toimintasuunnitelman runko otsikoiden alle. Pyri kirjoittamaan jokaisesta käsiteltävästä asiasta pari lausetta, mutta älä jää hiomaan niitä vielä. Älä käytä tekstinkäsittelyohjelman muotoilu tai tyylitoimintoja. Nyt on tärkeää saada tekstiä paperille: anna mennä, äläkä katso taaksesi. Vaikka tuntuisi siltä, että tämä on jo sanottu jossain muualla, jatka eteenpäin. Älä kiinnitä huomiota tekstin ulkonäköön. Jos tuntuu vaikealta saada jostakin asiasta tekstiä aikaan, korvaa kyseinen kappale ranskalaisin viivoin ilmaistulla kappaleen sisällöllä ja siirry eteenpäin. Palaa vaikeisiin asioihin myöhemmin.
Pyri kirjoittamaan tiivistä asiatekstiä. Ilmaise miten asia on ja mitä sille tehdään. Älä jaarittele tarpeettomasti. Asiat tehdään tai tulee tehdä, niitä ei pitäisi tehdä (konditionaali on kielletty). Tekijä on pääsääntöisesti yhteisö tai jokin sen monijäseninen toimielin, ei koskaan yksittäinen henkilö. Kiinnitä huomiota tekstin luettavuuteen: vältä pitkiä ja monimutkaisia lauseita ja lauserakenteita. Kirjoita mieluummin lyhyitä lauseita.
Lue teksti läpi ja työstä sitä. Teksti ei koskaan ole valmis yhdeltä istumalta. Talleta teksti ja anna sen kypsyä yön yli tai pari päivää. Lue tekstisi läpi ja korjaa sitä. ”Kill your darlings!” Vaikka kuinka rakastaisit näppärää ilmaisua tai hienoa sanaa, jonka keksit tekstiisi upottaa, poista se, jos teksti ei tunnu toimivan. (Ainahan voit huvittaa ihmisiä sillä tekstiäsi suullisesti esitellessäsi.) Jos ajaudut umpikujaan valvominen ja ruudun tuijottaminen eivät auta, irrottaudu tekstistä ja rentoudu – ajatus tulee kyllä kun on tullakseen.
Kun teksti näyttää vielä aamullakin yhtä hyvältä kuin edellisenä iltana, lähetä se toiselle hallituksen jäsenelle tai työntekijälle luettavaksi ja kommentoitavaksi. Älä kuvittele, että hän olisi yhtä ihastunut tekstiisi kuin sinä itse. Ja vaikka molemmat pitäisitte tekstistä, se ei takaa, että myös muu hallitus tai jäsenet pitäisivät siitä. Älä rakastu tekstiisi, se on vain tekstiä, ei sinun lapsesi eikä edes lemmikkisi.
Hajota teksti tarvittaessa useampaan tiedostoon, ei ole välttämätöntä pitää kaikkea tekstiä yhdessä. Nimeä tiedostot siten, että nimi kertoo tekstin paikan kokonaisuudessa.
Kun saat toisen henkilön tekstin toimitettavaksi, avaa se tekstinkäsittelyohjelmaan ja aktivoi muutosten seuranta. Lue teksti ensin kokonaan läpi. Kommentoi kohdat, joita et halua itse ruveta toimittamaan ja korjaa löytämäsi virheet. Muista, että sinulle huonosti aukeava teksti voi olla toiselle lukijalle hyvin ymmärrettävää. Ole kohtelias kommenteissasi. Älä puutu makuasioihin. Jos tekstistä näyttää puuttuvan jotain olennaista, kysy ensin kirjoittajalta onko se jossain muualla, ennen kuin rupeat kirjoittamaan uutta tekstiä. Palauta toimitettu ja kommentoitu teksti lähettäjälle.
Kun saat oman tekstisi takaisin toimitettuna tai kommentoituna lue ensin läpi alkuperäinen tekstisi. Käy sitten läpi kommenttien antajan saatesanat ja kaikki muutosesitykset ja kommentit. Hyväksy ilmeiset parannukset ja kirjoitusvirheiden korjaukset. Pohdi, ovatko muutokset vain tekstiin liittyviä vai kohdistuvatko ne myös sisältöön. Mikäli muutokset kohdistuvat myös linjauksiin, keskustele asiasta toimittajan ja muiden hallituksen jäsenten kanssa. Jätä viimeiseksi kommentoitujen tekstikohtien käsittely. Jos tuntuu vaikealta hahmottaa mitä kommenttien antaja tarkoittaa, kysy häneltä itseltään. Jos kommentti tuntuu aiheettomalta, hanki toinen mielipide. Kirjoita kommentoitu teksti tarvittaessa uudelleen.
Älä päästä käsistäsi tekstiä, johon et ole tyytyväinen, se tulee takaisin ja puree sinua perseestä. Jos tuntuu, ettet saa tekstiä mieleiseksesi, hanki toinen mielipide sen varmistamiseksi, ettet viilaa pilkkuja. On väärin sysätä raakaa tekstiä muiden työstettäväksi koska heillä on itselläänkin tarpeeksi kirjoitettavaa. Kun on viimein määräaika ja tekstisi on mielestäsi valmis, toimita se valitulle koordinaattorille yhdistettäväksi toimintasuunnitelmaan. Valmistaudu puolustamaan tekstisi linjauksia perusteluin, mutta unohda sanojen ja lauseiden puolustaminen, ne eivät tarvitse sääliä. Jos tekstisi menee sukkana läpi käsittelyiden voit onnitella itseäsi, olet tehnyt hyvää työtä.