Yhdistykset ainakin ostavat, joskus myös myyvät, tavaraa tai palveluita. Ostoista syntyy tositteiksi kuitteja tai laskuja ja niitä vastaavia tapahtumia tiliotteella. Näiden laskujen käsittely ei ole useinkaan aivan suoraviivaista. Laskut maksetaan, toivottavasti ajallaan, ja sitten ne viedään yhdistyksen kirjanpitoon. Kuka tämän kaiken tekee ja pitääkö kaikki laskut viedä hallituksen hyväksyttäväksi? Tämä on aluetta, jossa lait ja asetukset antavat vain yleisen ohjeen, jota pitää sitten soveltaa riittäväksi katsotulla tavalla. Kirjoitan asiasta pienten yhdistysten näkökulmasta, suurilla on monipolvisemmat menettelyt.
Kaikki lähtee Yhdistyslain 25 pykälän huolellisuusvelvoitteesta:
”Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.”
Tämän yksityiskohtaisempaa normia menettelyn tueksi ei ole. Olennaista on yhdistyksen talouden mittakaava. Jos vuosittaiset ostot pysyvät tuhansien eurojen mittaluokassa, asia kiinnostaa vain toiminnantarkastajaa ja jäseniä. Jos yhdistys ylläpitää lastensuojelun yksikköä, jolla on henkilökuntaa töissä kolmessa vuorossa, alkaa myös verottajaa, eläkevakuuttajaa ja palveluiden ostajia kiinnostaa.
Huolellisuusvelvoitteesta voidaan johtaa se, että jonkun on varmistettava, että yhdistyksen pankkitililtä ei makseta huijauslaskuja ja että sieltä maksettavat laskut vastaavat laskuttajan kanssa sovittua tai tehtyä kauppaa. Jonkun on siis tarkastettava yhdistyksen laskut. Laskuntarkastus on monivaiheinen tapahtuma. Siinä on aina vähintään kaksi vaihetta: asiatarkastus ja hyväksyntätarkastus.
Asiatarkastuksen tekee laskun aiheen parhaiten tunteva henkilö. Kuukausittain toistuvien vuokrien, puhelinliittymälaskujen ja vuosittaisten vakuutuslaskujen osalta tämä on jokseenkin yksinkertaista. Tekemättä asiatarkastusta ei voi kuitenkaan jättää, sillä puhelinliittymiinkin liittyy usein alennuskausia, joiden päättyminen näkyy selvänä korotuksena laskun loppusummassa. Tästä pitää vähintäänkin ottaa se viesti, että on aika katsoa mistä saa parhaan hinnan liittymälle seuraavaksi vuodeksi. Suurtenkin laskuttajien laskuissa on aika usein virheitä, ja on aina yksinkertaisempaa oikaisuttaa lasku ennen maksamista kuin pyöritellä oikaisutositteita kirjanpidossa. Isomman kokouspäivän osalta laskun tarkastus tarkoittaa henkilömäärien ja sovittujen nuppihintojen tarkastamista ja sen varmistamista, ettei laskulle ole ilmestynyt esimerkiksi tilakustannuksia, joita ei tarjouksessa ole ollut. Oman kokemukseni mukaan kaikkein viheliäisimpiä tarkastettavia ovat hotellien laskut ryhmämajoituksesta.
Hyväksyntätarkastuksessa varmistetaan ensin, että lasku täyttää muodollisesti tositteelle asetettavat vaatimukset: maksun saajan nimi ja muut tunnistamiseen tarvittavat tiedot, päivämäärä, laskun aihe, maksettava summa eriteltynä sekä arvonlisäverotiedot. Laskujen osalta myös se, että ne on osoitettu yhdistykselle eikä sen hallituksen jäsenelle tai muulle taholle. Tähän kohtaan toiminnan- ja tilintarkastajat puuttuvat nykyään herkästi tiukentuneen rahanpesu- ja muun valvonnan vuoksi. Tämän voi tehdä yhdistyksen maksuliikennettä hoitava henkilö tai kirjanpitäjä. Kun asia- ja muototarkastus on hoidettu, hyväksytään lasku maksettavaksi yhdistyksen varoista, ja tämä on se hallituksen vastuulla oleva asia. Yhdistyksen varoista maksetaan vain sen toiminnasta aiheutuneita laskuja. Mitä tuo toiminta on, perustuu toimintasuunnitelmaan, talousarvioon ja hallituksen päätöksiin. Jos yhdistyksen talous on tiukalla, hyväksymispäätös saattaa sisältää myös päätöksen siitä milloin lasku maksetaan, ehkä myöhässäkin. Lähtökohtaisesti laskuja ei voida maksaa ilman hyväksyntää, mutta useimmiten tästä joko tiedostaen (päätetysti) tai tiedostamatta joustetaan. Yhdistyksen hallitus kokoontuu tyypillisesti harvemmin kuin kerran kuukaudessa, ja maksuajat ovat enintään kaksi viikkoa.
Yhdistyksen hallituksen kokoukset pyrkivät venymään sitä enemmän, mitä harvemmin niitä pidetään. Siksi laskujen hyväksyminen yksittäin ei useinkaan ole järkevää vapaaehtoistyöajan käyttöä. Kuukausittain samanlaisina toistuvien laskujen osalta se ei ole tarpeenkaan; kertahyväksynnällä voidaan maksaa sama vuokra joka kuukausi. Myöskään pienten, kymmenen euron ”kahvipaketti ja suodatinpusseja” -laskujen hyväksyminen hallituksessa ei ole järkevää. Tätä varten yhdistyksillä on joko yhdistyksen kokouksen hyväksymä ohjesääntö siitä, miten jäsenet haluavat hallituksen yhdistyksen rahoja valvovan tai hallituksen järjestäytymispäätös asiasta. Näissä tyypillisesti määrätään yhdistyksen talouden mittakaavassa järkevänä pidetty euromäärä (esimerkiksi 500 euroa), johon saakka määrätty henkilö, usein puheenjohtaja, voi allekirjoituksellaan hyväksyä laskun. Tätä suuremmat laskut tai laskut, joissa puheenjohtaja on aiheuttajana, määrätään tuotavaksi hallituksen hyväksyttäviksi. Joskus myös edellytetään hyväksyjän tuovan listat hyväksymistään laskuista hallitukselle tiedoksi. Olennaista on muistaa, että delegoinnin on perustuttava luottamukseen, sillä vastuu säilyy hallituksen jäsenillä.
Toiminnantarkastuksia tehdessäni olen törmännyt tapauksiin, joissa on ajateltu joustavuuden olevan hyväksi ja päätetty, että laskut hyväksyy hallitus tai sen puheenjohtaja. Tuloksena on lähes poikkeuksetta sotku, jossa on neljänlaisia laskuja: hallituksen hyväksymiä, puheenjohtajan hyväksymiä, molempien hyväksymiä ja sellaisia, joita ei kumpikaan ole hyväksynyt. En missään tapauksessa suosittele tällaista tapaa, sillä se aiheuttaa taloudenhoitajalle ylimääräistä päänvaivaa sen seuraamisesta, onko lasku hyväksytty ja kuka sen on hyväksynyt.
Tässä laskujen tarkastamisessa on syytä aina olla osallisena vähintään kaksi eri henkilöä, eivätkä he saa olla samasta taloudesta. En myöskään pitäisi riittävänä, että toiseksi henkilöksi katsotaan kirjanpitäjä, joka työskentelee yrityksessä, jolta yhdistys ostaa kirjanpidon. Tämä on myös seuraus huolellisuusvelvoitteesta. Sen piiriin katsotaan nimittäin kuuluvan myös sisäisen valvonnan. Tilaisuus tekee varkaan, ja on parempi välttää tilanteita, joissa yksi henkilö voi vastaanottaa laskun, maksaa sen yhdistyksen varoista ja viedä kirjanpitoon. Pitäisin parhaana mallia, jossa laskun tarkastaja/hyväksyjä, maksaja ja kirjanpitäjä ovat kolme eri henkilöä. Riittävä sisäinen valvonta on olennaista hallituksen vastuuta ratkaistaessa jos taloudesta löytyy epäselvää.
Tätä laskujen hyväksymistä ja tarkastamista kutsutaan vielä usein allekirjoittamiseksi, koska se paperilaskujen aikakautena sitä oli: puheenjohtaja allekirjoituksellaan tai puumerkillään vahvisti tarkastaneensa ja hyväksyneensä laskun. Suurilla organisaatioilla oli oikein leimasimia, jotka lisäsivät laskuun ruudukon tiliöintiä, tarkastusta, hyväksyntää ja maksua varten, jokaiselle oli oma kohta päiväykselle ja puumerkille. Nykyään laskut, maksuliikenne ja kirjanpito kulkevat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa, joten puumerkkejä ei enää piirrellä. Pienissäkin kirjanpito-ohjelmissa, kuten Kitsaassa, on siksi nykyään useimmiten toiminto, jolla laskujen tarkastus ja hyväksyntäkierto voidaan toteuttaa. On nimittäin niin, että kaikki tämä toiminta laskujen ympärillä pitää todentaa tai sitä ei juridisesti tarkasteltuna ole tehty.
