Kiireen nimellä kulkeva pikku perkele vaivaa yhdistystoimintaa ja tuottaa sutta ja sekundaa. Liian myöhään ja kiireellä tehty päätös tuottaa ristiriitoja, korjaustarpeita ja pahaa mieltä sivullisillekin. Aktiivinen ote yhdistyksen ajanhallintaan voisi olla vuoden 2015 teema yhdistystoiminnassa.

Huonoja tapoja on yhtä monta kuin tekijöitä. Omani on vilkaista saapunut sähköpostiviesti ja jättää se sitten saapuneiden joukkoon odottamaan seuraavaa puolivuosittaista suursiivoa tekemättä asialle mitään. Kiireeni syntyykin usein siitä että olen viivytellyt (epämieluisan) asian kanssa ja tartun siihen aivan liian myöhään minkäänlaisten laadun tuntomerkkien täyttymiseksi.

Jo ennen hallitukseen sitoutumista olisi syytä käyttää ensimmäinen tovi ajanhallinnan pohtimiseen: paljonko minulla on käyttää aikaa tähän tehtävään? Avoin keskustelu aiheesta jo yhdistyksen hallitusta valittaessa säästää yllätyksiltä puolin ja toisin. Vähimmäispanoksesta sopiminen voisi olla osa ”hallitusohjelmaa”.

Hallituksen järjestäytyessä on syytä tehdä kauden merkittävimmät ajanhallinnan ratkaisut. Yksityiskohtainen kokousaikataulu voidaan sopia enintään puoleksi vuodeksi eteenpäin, mutta toimikauden merkittävät tapahtumat on syytä merkitä yhteiseen ja yksityisiin kalentereihin. Järjestäytymistä seuraava yhdistyksen kokous on syytä asettaa päivälleen jotta päästään keskustelemaan valmisteluaikataulusta välietappeineen (checkpoint). Hyvän järjestäytymiskokouksen tuloksena syntyy ”hallitusohjelma” jossa toimintasuunnitelma, talousarvio ja henkilöt kohtaavat toimikauden kalenterissa.

Yhdistyksen kokousten järjestäminen edellyttää ajan laskemista taaksepäin. Sääntöjen yleinen määräys kokouksen ajankohdasta tuottaa hallituksen päätöksen, jossa kokous ajankohta täsmentyy päivään ja tuntiin. Seuraavaksi on laskettava taaksepäin koska kokouskutsut tulee lähettää ja siitä edelleen, koska hallituksen on viimeistään pidettävä kokous, jossa kokouksen asiakirjat hyväksytään ja tehdään esityksen kokoukselle. Tämä nivoutuu yhteen kirjanpitäjän ja toiminnan- tai tilintarkastajien aikataulujen kanssa. Tulevan tapahtuman ”hännästä” menneisyyteen keskusteltaessa sen edellyttämä valmistelutyö ja riippuvuudet kunkin osuudesta siihen avautuu kaikille ja saa usein reilummat puitteet.

Tapahtuman epätyydyttävyyden taustalla on usein liian lyhyt valmistelu- ja viestintä. Tapahtuman koko ja valmisteluaika korreloivat keskenään positiivisesti. Suurta kansainvälistä kokousta, kilpailua tai messuja voidaan joutua lobbaamaan ja hakemaan jopa vuosikymmen etukäteen. Tällöin piuhat ovat palkatun työntekijän käsissä, mutta pienemmille, vapaaehtoisvoimin tehtäville tapahtumillekin on syytä nimetä päävastuullinen järjestäjä.

Kun tapahtumaan kutsutaan henkilökohtaisesti (kuten vuosijuhliin) on kysymys myös kohteliaisuudesta ja hyvä varoitusaika on pari kolme kuukautta etukäteen. Henkilöt joiden kalenterinhallinta on toisen henkilön käsissä on kuitenkin syytä ”varata” jo 9 - 18 kuukautta etukäteen. Kutsuihin liittyy usein ilmoittautuminen, jolle tapahtuman alihankkijoiden määräajat voivat asettaa omia aikatauluun vaikuttavia vaatimuksiaan.

Mitä useamman ihmisen kalenteriin tapahtuman toivotaan asettuvan, sitä pitempi aika etukäteen se on sinne saatava. Yksi hyvä keino ostaa hiukan lisäaikaa on ennakkotietojen julkaiseminen kun tapahtumaa suunnitellaan. Näin voidaan estää kalenteritörmäyksiä ja saada lisää vapaaehtoisia tekijöitä. Vaikka ajanhenki onkin tuottaa nopeita ”pop-up”-tapahtumia tunneissa tai päivissä laskettavissa ajoissa, on syytä edelleen muistaa, että pieninkin yleisötapahtuma on syytä saada markkinointiin viimeistään kolme viikkoa aikaisemmin.

Nämä viestinnälliset aikarajat asettavat puitteet kaikelle suunnittelulle ja aika viestinnän alettua onkin hyväksyttyjen suunnitelmien toteuttamista. Hyvät viestintäkanavat ja vahva toiminnan rutiini voivat nipistää valmisteluajasta jotain pois mutta lopulta paras lääke kiireeseen on viivyttelyn lopettaminen ja hommiin tarttuminen hyvissä ajoin.

Log in to comment

Discuss this article

HUOM: Olen jättämässä kommenttia keskusteluun vieraana.