Laadin eräälle yhdistykselle jäsenhallinnon prosesseja kuvaavat vuokaaviot uuden jäsenrekisterinhoitajan tueksi. Tämä yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriään CiviCRM-järjestelmällä joka on asennettu yhdistyksen Joomla-verkkosivuille. Jäsenmaksulaskutusta hoidetaan Maventan verkkolaskut.fi -palvelulla. Julkaisen nämä kaaviot koska niistä voi olla hyötyä muille yhdistyksissä jäsenrekisteriasioita hoitaville.

Yhdistyksellä on jo olemassa ohje tapahtumien lipunmyyjille jossa määritellään vastuut ja tehtävät suhteessa jäsenrekisterinhoitajan omistamiin jäsenhallinnon prosesseihin. Nyt laatimani prosessikaaviot kuvaavat niitä tehtäväpolkuja joita jäsenrekisterinhoitajan on yhdistyksessä seurattava säännöllisesti. Muutama tavalliset, mutta hieman harvinaisemmat tilanteet puuttuvat kaavioista koska ne ovat jo nykyisellään varsin monimutkaisia.

Nämä kaaviot tarvitsevat vielä tuekseen koulutusta CiviCRM:n ja yhdistyksen käyttämän Maventan Verkkolaskut.fi -palvelun käytöstä ja joitakin laatuohjeita mm. siitä miten tiettyjä asioita kirjataan, miten keskeisiä hallitukselle esitettäviä raportteja ajetaan CiviCRM:stä ja lyhyen oppimäärän henkilötietolaista. Olen itse jäsenrekisteriä edellisen vuoden hoitaessani luonut CiviCRM:n valmiita viestipohjia joilla tarkastetaan jäsenen yhteystietoja ja varoitetaan erottamisen mahdollisuudesta maksamattoman jäsenmaksun vuoksi.

Yhdistyksen jäsenrekisteri yhteystietoineen on yksi sen kallisarvoisimpia varantoja nykyään. Sen jatkuva ylläpitäminen ja hyvä jäsenhallinto ovat työläitä ja huolellisuutta vaativia tehtäviä joiden hoitamiseen kuluu melko paljon aikaa. Prosessikaavioilla voidaan luoda perusrunko joka auttaa muistamaan kaikki tehtävien vaiheet.

 icon Jäsenhallinnon yleisprosessi (41.94 kB 2014-01-26 15:50:44)

icon Jäsenmaksulaskutuksen prosessi (49.38 kB 2014-01-26 15:51:37)

icon Jäsenyyden päättymistilanteiden prosessit (27.46 kB 2014-01-26 15:52:32)

Log in to comment

Discuss this article

HUOM: Olen jättämässä kommenttia keskusteluun vieraana.