Olin toki kuullut CiviCRM:stä aiemmin, mutta en ollut koskaan sitä kokeillut. Reilu vuosi sitten siihen viitattiin keskustelussa erään suurehkon liiton jäsenyhdistysten jäsenrekisterien ylläpidon työkaluista. Tänä keväänä tartuin siihen jouduttuani vastakkain hoitamattoman yhdistyksen jäsenrekisterin kanssa. Nyt kuukauden päivät sen kanssa töitä tehtyäni olen kertakaikkiaan ihastunut: CiviCRM on loistava työkalu keskisuurille ja suurille yhdistyksille ja liitoille.

CRM tarkoittaa alunperin Customer Relations Manageriä, ohjelmaa jolla erityisesti myyntityön asiakaskontakteja hallitaan. CiviCRM on selvästi tätä genreä, mutta se on rakennettu avoimelle lähdekoodille kohderyhmänään nimenomaan yhdistykset. Se pystyy hallitsemaan jäsenyyksiä, käsittelemään lahjoituksia, hoitamaan tapahtumien ilmoittautumista ja lukemattomia muita tehtäviä. Pelkäksi jäsenrekisterisovellukseksi se on pienelle yhdistykselle liian raskas, mutta kun jäseniä alkaa olla satoja se alkaa puolustaa paikkaansa.

CiviCRM:n keskiössä ovat yhteystiedot joille kaikki muu toiminta perustuu. Yhteystietoja voidaan kerätä automaattisesti asettamalla ohjelma käsittelemään tiettyyn osoitteeseen saapuvat viestit automaattisesti. Koska CiviCRM ei ole täysin itsenäinen, vaan asennetaan joko Drupalin, Joomlan tai Wordpressin päälle, myös näiden julkaisujärjestelmien käyttäjätiedot ovat automaattinen tietojen lähde.

Yhdistyksellä jonka toimintaan CiviCRM:ää otan käyttöön on jäsentietojen lisäksi koulutuskontakteja, mediayhteyksiä ja liiton sisäistä viestintää. Näiden osalta en ole vielä päässyt kovin pitkälle, mutta erityisesti koulutusta tilaavien yhteystietojen automaattinen käsittely on lupaava ominaisuus.

CiviCRM on vaativa pystytettävä. Se ei pienimpiin webhotelleihin sovellu ollenkaan vaan tarvitsisi mieluiten sellaisen raskaammasta päästä tai peräti vuokrapalvelimen. Sanoisin, että kustannukset nousevat tältä osin yli sadan euron vuodessa aivan väistämättä. Toisaalta CiviCRM voi kokonaan korvata sähköpostilistat yksisuuntaisessa viestinnässä jäsenille, mikä voi myös laskea maksullisten lisäpalveluiden tarvetta.

CiviCRM:n pystytys ja käyttöönotto ei myöskään ole kädenkäänteessä tehty helppo pikkuhomma. Se vaatii osaamista ja ennen kaikkea hirveästi työtä. Matkavarrella on selvinnyt jo, että olen tietoja käsitellessäni tietämättäni lähetellyt jäsenille englanninkielisiä automaattiviestejä jäsenyyksien jatkamisesta. Valitettavasti CiviCRM:n käännös suomenkielelle on tällä hetkellä pahasti kesken Transifex-palvelussa. Tuon käännöksen valmistuminen ei yksin edes riittäisi vaan jokaisen käyttöönottajan tarvitsee muokata työn kulussa lähetettäviä viestejä yhdistyskohtaisesti.

Olen kuitenkin jo nyt saanut huomattavaa helpotusta rutiinitehtävien hoitamiseen CiviCRM:n automaattisista toiminnoista. Jakaisin mielelläni kokemuksia ja oppisin jotain ohjelmaa aiemmin käyttäneiltä, mutta en toistuvista sosiaalisessa mediassa huhuiluista huolimatta ole onnistunut paikantamaan suomalaisia käyttäjiä.

Tarkoitukseni on jatkaa aiheesta bloggaamista kun kokemusta karttuu. Jo nyt olen sitä mieltä, että yhdistyksen jäsenrekisteriä ei kannata Joomlan ja Community Builderin varaan enää rakentaa, vaan ottaa CiviCRM työkalukseen.

Log in to comment

Discuss this article

HUOM: Olen jättämässä kommenttia keskusteluun vieraana.